Cara Membuat Email Profesional dalam Bahasa Inggris

Rafsi Albar Mar 5, 2021 • 6 min read


Cara Menulis Email Bahasa Inggris

Seringkali perusahaan melalui HRD menemukan banyak kesalahan pada penulisan email profesional, apalagi dengan bahasa Inggris. Maka dari itu, lewat artikel ini kita akan belajar cara membuat email profesional dalam bahasa Inggris.

--

Dalam dunia kerja, penggunaan surat elektronik atau email tentu merupakan hal yang tak lepas dari pekerjaan wajib sehari-hari. Bahkan dengan maraknya media sosial dan aplikasi chatting, banyak jenis komunikasi, baik dengan atasan, rekan kerja, maupun klien masih dilakukan melalui email. Umumnya, hal ini disebabkan jenis komunikasi bisnis yang berbeda dari kehidupan sehari-hari. 

Lantas, sudah menjadi barang tentu bagi kita untuk dapat membuat email secara profesional. Pada kenyataannya, masih banyak orang yang tidak begitu paham dengan kaidah dalam menulis suatu email, terlebih jika harus dibuat dalam bahasa asing seperti bahasa inggris. Jika kalian memiliki masalah yang sama, artikel ini akan membantu kalian dengan menunjukkan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis email, khususnya dalam bahasa inggris.

Nah, berikut ini informasi cara membuat email profesional dalam Bahasa Inggris yang bisa kamu coba.

1. Pahami struktur umum email

Dalam menulis dokumen atau surat resmi apapun, tentu saja ada struktur umum yang harus diikuti. Struktur tersebut berfungsi untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi. Ini sama halnya dengan email yang juga memiliki bagian-bagian di dalamnya. Email tidak dapat dibuat secara kasual dan tanpa alur.

Berikut merupakan beberapa bagian email secara berurutan beserta penjelasannya:

  1. Subject. Merupakan bagian yang paling pertama dilihat ketika email masuk. Bagian ini sering juga disebut sebagai judul.
  2. Sapaan. Email pada umumnya dimulai dengan pernyataan “Dear” yang berarti kepada. Ini berfungsi untuk memberikan kejelasan siapa yang dituju.
  3. Pembukaan. Memberikan penjelasan terhadap maksud dan tujuan penulisan email.
  4. Detail (bagian utama). Rincian dari maksud email secara lengkap.
  5. Permintaan, pertanyaan, atau aksi. Jika ada, aksi lanjutan yang diharapkan, maka dapat dicantumkan.
  6. Penutup. Ucapan terima kasih dan antisipasi balasan.

 

2. Awali dan akhiri dengan menarik tapi tetap relevan

Tulisan apapun, jika tidak memiliki daya tarik di awal untuk membuat seseorang ingin membuka dan membaca isinya, tidak akan pernah memenuhi tujuannya. Inilah mengapa penting dalam menulis email untuk membuat subject atau judul yang menarik. Menarik di sini dapat dicapai dengan menekankan poin penting dalam tulisan atau sesuatu yang akan menjadi pemikat berupa keuntungan bagi penerima email.

Yang perlu diingat adalah judul yang menarik tidak boleh dibuat sembarangan, apalagi hingga tidak relevan dengan isi yang disampaikan. Perlu diperhatikan bagaimana inti yang disampaikan dari awal hingga akhir email memiliki kohesi. Sebagai contoh, kalian bisa membuat judul “Lucrative Partnership Opportunity with…” pada email penawaran kerjasama. Tentunya, isi yang disampaikan juga harus memenuhi “janji” yang diberikan pada judul tersebut.

 

3. Gunakan bahasa yang resmi dan mudah dipahami

Perbedaan paling mendasar dari cara membuat email profesional untuk urusan pekerjaan dengan jenis interaksi umumnya terletak pada jenis bahasanya. Dalam menulis email, penggunaan Business English adalah hal yang integral. Oleh karena itu, kita harus berhati-hati dalam menggunakan kosakata tertentu. Seperti dalam bahasa kita sendiri, ada kata-kata yang tidak cocok digunakan dalam konteks pembicaraan formal. Dalam bahasa inggris, kata-kata ini mencakup utamanya slang words atau kata tidak formal yang populer.

Selain pada segi formalitas, pemilihan kata dalam kalimat juga sangat dapat berpengaruh pada pemahaman pembaca. Tidak semua kata dalam bahasa inggris yang terdengar “pintar” atau “keren” dapat digunakan dalam semua konteks. Bahkan, kata yang sama dapat sangat berbeda tafsiran tergantung kata-kata lain dalam suatu kalimat.

Baca juga: 7 Langkah Jitu Membuat Email Berbahasa Inggris

Beberapa penggunaan bahasa yang tidak efisien serta alternatif mudahnya:

  1. Subsequent to menjadi after (setelah)
  2. Along the lines of menjadi like (seperti)
  3. Predicated menjadi based on (berdasarkan)

 

4. Jangan bertele-tele dalam menyampaikan gagasan

Rasanya sudah bukan rahasia lagi bahwa dalam komunikasi bisnis, sangat penting untuk menggunakan bahasa yang lugas dan efektif. Hal ini dikarenakan sifat dunia profesional yang cenderung dinamis. Dalam menyusun email, alangkah baiknya untuk menggunakan cara penyampaian yang to the point dan tidak bertele-tele. 

Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam membuat suatu email atau pesan apapun dalam komunikasi bisnis adalah menentukan inti pesan sebelum memulai proses penulisan, lalu buat poin-poin bahasan untuk memudahkan penulisan nantinya. Saat menulis, fokus utama kalian harus ada pada menyampaikan pesan atau intensi di awal secara efektif, bukan pada panjang email. Dengan begitu, kalian akan tersadarkan ketika ada poin yang hanya mengulangi apa yang disebutkan sebelumnya.

Contoh awalan email yang tidak straight to the point:

  1. “I’m reaching out to you to follow up on…”
  2. “There are several things I want to let you know through this email. Firstly…”

 

5. Berikan sedikit sentuhan pribadi

Kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan sering diidentikkan dengan keseriusan, baik dalam substansi serta cara berkomunikasi. Inilah yang menyebabkan pentingnya ada sedikit sentuhan personal dalam penulisan email. Terlepas dari keseriusan suatu permasalahan yang dibahas, tidak ada salahnya untuk memberikan kesan baik dan bahkan mungkin fun agar tidak terkesan bahwa pembaca berinteraksi dengan “robot”.

Akan baik jika kita menyesuaikan sentuhan pribadi ini dengan konteks pembicaraan. Sebagai contoh, kita bisa mengawali suatu email dengan “I saw your activities the other day and it seems that you’re having a packed week. Hope you’re doing fine!” Saat kita telat membalas email karena alasan kesibukan, kita bisa menulis “My apologies for the late reply, there were so many things on my plate.” Dengan begini, email kita tidak akan dibuat seakan dipaksakan untuk terlalu profesional sehingga tidak mengalir.

 

6. Tinjau ulang sebelum mengirim

Mungkin terdengar sangat standar dan memang seharusnya dilakukan, namun ternyata masih sering dilalaikan. Melihat kembali hasil tulisan kita merupakan cara yang sangat baik untuk dapat meyakinkan diri kita dan pembaca nantinya. Ini dikarenakan beberapa hal yang di awal kita anggap sudah benar mungkin saja ingin kita ubah nantinya. 

Sangat sulit bagi siapapun untuk menyadari kekurangan pada saat yang sama dengan menulis di awal. Meninjau kembali hasil tulisan kita dapat menunjukkan kesalahan-kesalahan tertentu seperti pada ejaan dan alur. Kegiatan yang hanya akan memakan waktu tidak lebih dari 5 menit ini tentu akan sangat berguna agar dapat membangun image yang lebih baik dengan penerima email.

Bagaimana? Setelah melihat berbagai cara membuat email profesional dalam bahasa Inggris yang lebih baik, semoga teman-teman bisa lebih baik lagi ke depannya. Jika kamu masih merasa kurang percaya diri dalam menulis atau berbicara dengan bahasa Inggris, kamu bisa belajar dengan mudah dan cepat hanya di English Academy. Bersama tutor-tutor yang profesional, kamu bisa mengasah kemampuan berbahasa Inggris lebih baik lagi.

New call-to-action

Profile

Rafsi Albar

Beri Komentar