15 Contoh Surat Undangan Bahasa Inggris (Invitation Letter)

Artikel ini bertujuan untuk memberikan gambaran lengkap tentang surat undangan, meliputi pengertian, tujuan, dan berbagai jenis surat undangan, serta tips cara membuat surat undangan yang efektif.

—

Invitation letter atau surat undangan bahasa Inggris kehadirannya sangat penting dalam kehidupan sehari-hari. Surat ini biasa digunakan mengadakan acara formal seperti pertemuan, atau event informal seperti pesta ulang tahun.

Invitation letter juga terdiri dari beberapa jenis dan struktur seperti berbagai jenis teks bahasa Inggris. Tapi, untuk penyusunannya tentu lebih simple dari personal letter dan juga formal letter.

Oh ya, undangan bahasa Inggris bisa berbentuk surat cetak, atau juga dikirim melalui email. Lalu, bagaimana cara menyusun invititation letter?

Yuk, kita pelajari mengenai surat undangan dalam bahasa Inggris di artikel ini, lengkap dengan contohnya!

 

Pengertian Invitation Letter (Surat Undangan Bahasa Inggris)

Surat undangan bahasa Inggris atau invitation letter adalah dokumen formal sebagai tanda untuk meminta kehadiran seseorang atau kelompok pada sebuah acara, pertemuan, atau jamuan.

Invitation letter bisa ditulis dengan berbagai tujuan, mulai dari kepentingan personal sampai tujuan profesional.

Struktur surat undangan bahasa Inggris terdiri atas beberapa informasi penting, misalnya keterangan detail mengenai event seperti tanggal, waktu, lokasi, dan tujuan acara.

 

Jenis-jenis Invitation Letter (Jenis-jenis Undangan Bahasa Inggris)

Karna surat undangan umumnya memiliki banyak tujuan, maka kamu juga perlu tau berbagai jenis invitation letter dan tujuannya. Berikut ini beberapa jenis dari surat undangan bahasa Inggris:

1. Formal Business Invitation Letter

Jenis surat undangan ini sering digunakan untuk kepentingan formal. Misalnya urusan bisnis dan pekerjaan, konferensi, seminar, dan juga acara profesional lainnya.

2. Wedding Invitation Letter

Undangan ini salah satu yang paling umum. Yakni untuk mengundang kerabat dan teman untuk menghadiri sebuah acara resepsi pernikahan.

3. Birthday Party Invitation Letter

Invitation letter ini sifatnya bisa formal maupun lebih kasual, yakni untuk mengundang teman-teman atau kenalan agar menghadiri acara ulang tahun.

Wait, English Academy juga mau undang kamu buat cek seberapa jauh level atau kemampuan bahasa Inggris-mu melalui Placement Test English Academy, nih! Gratis, bersertifikat, dan kamu juga bisa dapetin free consultation! Coba sekarang!

4. Dinner Party Invitation Letter

Undangan ini biasa diberikan untuk mengundang pada acara makan malam baik itu dirumah maupun di tempat lain. Bisa jadi untuk menghadiri acara formal, maupun event untuk socializing guys!

5. Invitation Letter for Visa

Untuk yang satu ini, bentuk dari invitation letter-nya berupa surat formal. Dikirim ke kedutaan besar untuk membuat permohonan visa mengunjungi negara tertentu.

6. Formal Event Invitation Letter

Invitation letter jenis ini biasa digunakan untuk mengundang tamu untuk menghadiri sebuah acara formal. Misalkan acara peresmian, pesta amal, atau acara budaya yang melibatkan orang-orang penting.

7. Informal Invitation Letter

Surat undangan ini digunakan untuk mengundang teman, keluarga, atau kenalan untuk menghadiri acara pribadi, seperti piknik, pesta lingkungan, atau kumpul-kumpul santai.

 

Struktur Invitation Letter (Struktur Surat Undangan Bahasa Inggris)

Jika kamu ingin mulai untuk menulis surat undangan dalam bahasa Inggris, penting untuk mengetahui format yang benar agar pesan dapat tersampaikan dengan baik. Berikut struktur dari invitation letter:

1. Judul

Judul surat harus mencantumkan nama dan alamat pengirim, serta tanggal surat itu ditulis.

2. Salam

Salam harus menyapa penerima dengan nama, atau dengan menggunakan gelar resmi, seperti “Dear Mr.” atau “Nyonya yang terhormat.”

3. Pendahuluan 

Pendahuluan harus memberikan penjelasan singkat tentang tujuan surat dan menyatakan acara yang diadakan.

4. Isi surat

Badan surat harus memberikan rincian lebih lanjut tentang acara tersebut, termasuk tanggal, waktu, lokasi, tujuan, dan instruksi atau persyaratan khusus apa pun.

5. RSVP

Bagian RSVP harus menyertakan informasi tentang bagaimana penerima dapat merespons, seperti melalui email atau telepon, dan tenggat waktu untuk merespons.

Baca Juga: Penulisan Tanggal dalam Bahasa Inggris, Ini Contoh dan Cara Membacanya

6. Bagian Penutup

Bagian penutup dalam Invitation letter harus sopan dan profesional, seperti “Hormat kami” atau “Salam”.

7. Sign / Tanda tangan

Tanda tangan harus ditulis tangan, atau diketik dengan font tanda tangan, dan harus mencantumkan nama lengkap pengirim.

 

Contoh Undangan Bahasa Inggris (Contoh Invitation Letter)

Sekarang kita coba untuk memahami dengan melihat langsung bentuk dari invitation letter. Kamu bisa perhatikan bagian-bagian berupa struktur dari surat ini, dan bisa diaplikasikan untuk invitation letter yang akan kamu tulis nantinya, ya!

A. Surat Undangan Formal Bahasa Inggris

Surat undangan formal biasanya mengikuti format tertentu dan menyertakan informasi spesifik, seperti tanggal, waktu, dan lokasi acara, tujuan acara, dan detail tambahan apa pun, seperti apa yang akan dikenakan atau apa yang harus dibawa. 

Surat ini digunakan dalam lingkungan bisnis untuk mengundang klien, pelanggan, atau mitra ke acara atau aktivitas yang terkait dengan bisnis. Dalam kasus ini, surat tersebut harus ditulis dengan kop surat perusahaan dan harus menyertakan logo perusahaan dan informasi kontak.

Nada surat harus sopan, profesional, dan penuh hormat, dengan tujuan membuat penerima merasa terhormat dan diterima di acara tersebut. Ini beberapa contoh formal invitation letter:

1. Contoh Undangan Formal dalam Bahasa Inggris

 Invitation Letter for a Conference

Dear Ms. Sabrina,

I am writing to invite you to attend the annual International Business Conference, which will be held on June 15th, 2023 at the Grand Jakarta Hotel. The conference will bring together business leaders, entrepreneurs, and experts from around the world to discuss the latest trends and developments in the industry.

The conference will feature keynote speeches, panel discussions, and networking opportunities. We are expecting over 500 attendees, making it an excellent opportunity for you to connect with others in your field.

Please RSVP by June 1st, 2023 to confirm your attendance. You can respond by email at [email protected] or by phone at (021) 123-4567.

I look forward to seeing you there.

Sincerely,
Rizki Andika

2. Contoh Undangan Resmi dalam Bahasa Inggris

 Invitation Letter for a Dinner Party

Dear Mr. Fahri,

I would like to extend a formal invitation to you to attend a dinner party that I will be hosting on July 20th, 2023 at my home. The dinner party will be an opportunity to enjoy a night of great food, good company, and lively conversation.

The dinner party will start at 7 PM and we expect it to last until around 11 PM. Please dress formally for the occasion.

Please RSVP by July 15th, 2023 to let me know if you are able to attend. You can respond by email at [email protected] or by phone at (081) 123-4567.

I hope that you will be able to join us for this wonderful evening.

Sincerely,
Hani Ammaratul

 3. Contoh Undangan Bahasa Inggris

Invitation Letter for a Graduation Ceremony

Dear Mr. Joe,

I am writing to extend a formal invitation to you to attend my graduation ceremony, which will be held on August 30th, 2023 at the University of Depok Auditorium. The graduation ceremony will celebrate my achievement and mark the end of a challenging but rewarding academic journey.

The graduation ceremony will start at 10 AM and is expected to last approximately 2 hours. Please dress formally for the occasion.

Please RSVP by August 20th, 2023 to let me know if you are able to attend. You can respond by email at [email protected] or by phone at (081) 123-4567.

I hope that you will be able to share this special moment with me.

Sincerely,

Armada

4. Contoh Kartu Undangan dalam Bahasa Inggris

Invitation Letter for Wedding

Dear Alfi,

We are delighted to invite you to our wedding ceremony on September 1st at 08.00 a.m. at Horison Hotel, Bandung. We look forward to sharing our special day with you and celebrating our love.

Please kindly RSVP by August 25th to confirm your attendance. You can respond by email at [email protected] or by phone at 5581-234-078.

We hope to see you there!

Warmest regards,
Cynthia

5. Kartu Undangan Bahasa Inggris

Formal Invitation Letter for Seminar

Dear Mr. Nababan,

I would like to invite you to attend my upcoming seminar on June 21st at 09.00 a.m. at Student Hall, Pintar University. The seminar will focus on Mental Health and will feature keynote speakers, panel discussions, and networking opportunities.

I believe that you would find the seminar interesting and informative. Please RSVP by June 15th to confirm your attendance. You can respond by email at [email protected] or by phone at 1234-567-890.

I look forward to seeing you there.

Best regards,
Intan

6. Contoh Undangan Resmi Bahasa Inggris

Invitation Letter for New Product Launching

Hi Alifhia,

We are excited to invite you to the launch of our new product on December 1st at 1 PM at Park Hyatt Ballroom, Jakarta. This event will provide you with a unique opportunity to learn more about our product and connect with other industry professionals.

Please kindly RSVP by 20th November to confirm your attendance. You can respond by email at [email protected] or by phone at 444-7777-999.

We hope to see you there!

Sincerely,
Madezein Cosmetic Team

7. Contoh Formal Invititation Letter

Invitation Letter for Gala Dinner

Dear Syahril,

We would like to cordially invite you to our annual gala dinner on July 2nd at 07.00 pm at Grand Indonesia Hotel. This black-tie event will feature a gourmet dinner, live entertainment, and a silent auction.

We hope that you can join us for this special evening. Please kindly RSVP by June 25th to confirm your attendance. You can respond by email at [email protected] or by phone at 987-000-875.

We look forward to seeing you there.

Warm regards,
Sport Car Community Team

8. Contoh Invitation Formal 

Invitation Letter Awarding Night

Dear  Mrs. Vivi,

We are delighted to invite you to our annual awards ceremony on February 7th at 07.00 p.m. at Kencana Hotel. The ceremony will honor individuals and organizations that have made outstanding contributions to Indonesia Tourism Field.

Your presence at this event would be greatly appreciated. Please kindly RSVP by January 30th to confirm your attendance. You can respond by email at [email protected] or by phone at 657-9087-555.

We hope to see you there.

Sincerely, 

Yayasan Hijau Team

B. Surat Undangan Informal Bahasa Inggris

Berbeda dengan surat undangan formal, surat undangan informal tidak perlu mengikuti format yang ketat dan dapat ditulis dengan gaya percakapan. Tetapi, umumnya juga menyertakan tanggal, waktu, dan lokasi acara. 

Selain itu, ada detail spesifik apa pun yang perlu diketahui penerima, seperti apa yang harus dibawa atau apa yang akan dikenakan. Nada surat harus ramah dan mengundang, dengan tujuan membuat penerima merasa nyaman dan senang dengan acara tersebut. Ini beberapa contoh informal invitation letter:

9. Contoh Surat Undangan Bahasa Inggris dan Artinya untuk Piknik

Informal Invitation Letter for a Picnic

Hey Gulman,

What’s up? I hope you’re doing well. I wanted to invite you to a picnic that I’m planning for next weekend. It’s going to be a fun day with good food, games, and great company.

The picnic will be held on Sunday, June 12th at Mekarsari Bogor Park from 11 AM to 5 PM. I’ll bring some food and drinks, but feel free to bring anything you’d like to share as well.

Let me know if you’re free and want to come. You can RSVP by texting me at (081) 123-4567 or by responding to this email.

Hope to see you there!

Best,
Iman

 

10. Contoh Undangan dalam Bahasa Inggris untuk Ajakan Menonton

Informal Invitation Letter for a Movie Night

Hi Kenya,

How’s it going? I was thinking about having a movie night at my place this Friday and wanted to see if you’re free and want to come. I’ve got a great lineup of movies planned and I promise it will be a fun night.

The movie night will start at 7 PM and we’ll order some pizza for dinner. Let me know if you’re interested in coming and I’ll give you my address.

Talk to you soon!

Best,
Devi

 

11. Contoh Surat Undangan dalam Bahasa Inggris untuk Pesta Rumah Baru

Informal Invitation Letter for a Housewarming Party

Hey Ratu,

I just wanted to reach out and invite you to my housewarming party next Saturday. I just moved into a new place and I’d love for you to come see it.

The party will start at 6 PM and there will be food, drinks, and music. Feel free to bring anyone you’d like to come with you.

Let me know if you’re free and want to come. You can RSVP by texting me at (081) 123-4567 or by responding to this email.

Hope to see you there!

Best,
Intan

12. Contoh Informal Invitation

Informal Invitation Letter for Hangout

Hey Armada,

It’s been a while since we’ve hung out, and I was thinking we should catch up over coffee or drinks sometime this week. How does that sound?

Let me know what day and time works best for you, and we can decide on a place together.

Looking forward to seeing you soon!

Best,
Fahri

13. Contoh Surat Undangan dalam Bahasa Inggris

Informal Invitation Letter for Concert

Hi Sophia,

I just got tickets to see Westlife in concert next month and I wanted to see if you want to come along. It’s going to be an awesome show and I know you’re a fan too.

The concert is on April 15th at 07.00 p.m. at Gelora Bung Karno. Let me know if you’re interested, and we can plan the details together.

Can’t wait to rock out with you!

Love,
Stefan

14. Informal Invitation Letter Birthday Party

Birthday Invitation Letter

Hey Jeffry,

Guess what? It’s my birthday next week, and I’m throwing a party to celebrate. It’s going to be a blast with good food, drinks, and great company.

The party will be on 16th August at 08.00 p.m. at my place. Let me know if you can make it, and I’ll give you the details.

Can’t wait to celebrate with you!

Best,
Bisma

15. Contoh Invitation Birthday Party Sweet Seventeen

Invitation Letter for Sweet Seventeen Birthday Party

Hey Faza,

It’s almost time for my Sweet Seventeen birthday party, and I would love for you to come and celebrate with me. There’s going to be music, dancing, and a lot of fun surprises!

The party will be on December 17th at 06.00 p.m. at my house. I’m planning on having a dress code, so make sure to dress to impress. Bring your dancing shoes too, because we’re going to have a great time.

Let me know if you can make it, and I’ll give you the details.

Can’t wait to celebrate with you!

Best,
Andien

 

Cara Merespon Invitation Letter

Selain belajar untuk menulis dan mengirimkan invitation letter. Kamu mungkin perlu juga tau bagaimana cara yang tepat untuk memberi respon RSVP atau membalas surat bila kamu menerima invitation letter. Pastikan kamu:

• Baca surat undangan dengan hati-hati dan pastikan kamu memahami detail acara (tanggal, waktu, lokasi, dll.).
• Jika Kamu tidak dapat hadir, tolak undangan dengan sopan dengan berterima kasih kepada pengirim undangan dan berikan alasan mengapa Kamu tidak dapat hadir (jika perlu).
• Jika Kamu dapat hadir, terima undangan dengan mengucapkan terima kasih kepada pengirim undangan dan mengonfirmasi kehadiran Kamu.
• Jika undangan menyertakan tanggal RSVP, pastikan untuk menanggapi pada tanggal tersebut.
• Gunakan nada yang sopan dan formal dalam tanggapan Kamu, meskipun undangannya informal.

Berikut ini cara yang bisa kamu contoh:

 

A. Merespon Surat Undangan Formal 

Contoh Balasan Menerima Undangan:

Dear Azka,

I am writing to confirm my attendance at the charity gala on June 5th. Thank you for inviting me. I am eager to contribute to the success of this event.

Best regards,

Yonas

Contoh Balasan Menolak Undangan:

Dear Hofar,

Thank you for extending an invitation to the charity gala on June 5th. Unfortunately, I am unable to attend due to a prior engagement.

Thank you for considering me and I hope to attend future events.

Sincerely,

Teddy

 

B. Merespon Surat Undangan Informal 

Contoh Balasan Menerima Undangan:

Hi Brian,

Thanks for the invite! I’d love to come to the pool party. Count me in!

Hiqbal

 

Contoh Balasan Menolak Undangan:

Hey Hiqbal,

Thanks for the invitation but I won’t be able to attend the pool party. I have a family event that day.

Wish I could be there though.

Brian

—

 

Gimana? Mudah bukan untuk memahami materi tentang invitation letter atau surat undangan dalam bahasa Inggris? Semoga kamu jadi bisa praktekin menulis suratmu sendiri dalam bahasa Inggris ya!

Thank you sudah belajar hari ini di Blog English Academy! Kalau kamu ingin dapetin materi lainnya dengan cara belajar yang fun dan lebih mudah, lewat English Academy aja!

Tutor-tutor di English Academy sudah tersertifikasi internasional resmi yang pastinya jago banget untuk bimbing kamu! Yuk, konsultasi gratis terlebih dahulu!