Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris (Formal Letter) dan Cara Membuatnya

formal letter contoh surat resmi bahasa inggris

Bingung bagaimana cara menulis formal letter? Tenang, artikel ini bisa jadi panduanmu, pada bagian akhir terdapat contoh surat resmi bahasa Inggris yang bisa jadi template, lho. Belajar bareng, yuk!

--

Ah, buat apa nyari tau tentang cara menulis dan contoh surat resmi bahasa Inggris (formal letter), emang sekarang masih zaman ya nulis surat?”

Hmm semoga kamu bukan salah satu orang yang punya pemikiran di atas ya, guys. Formal letter adalah salah satu dokumen yang penting untuk diketahui bagaimana cara pembuatannya.  

Meskipun saat ini kita sudah hidup di era digital, tetapi kegiatan surat menyurat masih terus berlanjut, bukan? Bedanya, sekarang kamu bisa mengirim surat dari berbagai online platform, alias nggak hanya secara manual melalui jasa pengiriman.

Nah, seperti yang kita tahu, jenis surat itu ada dua, yaitu surat resmi (formal letter) dan surat tidak resmi atau informal letter. Di artikel ini, kita hanya akan membahas langkah-langkah menulis surat resmi bahasa Inggris saja.

Jangan khawatir, kalau ingin menulis surat tidak resmi seperti personal letter, kamu bisa cek contohnya melalui artikel Personal Letter (Surat Pribadi): Definisi, Tujuan, Beserta Contoh ya! 

 

Okay, sekarang ayo sama-sama belajar tentang apa itu surat resmi bahasa Inggris (formal letter) dan strukturnya ya! 

 

Apa yang Dimaksud dengan Formal Letter?

Formal letter adalah surat resmi bahasa Inggris yang ditulis secara profesional untuk tujuan tertentu. Surat resmi sifatnya penting dan biasa ditulis oleh perwakilan suatu lembaga atau instansi, dan ditujukan pada perorangan atau instansi lainnya.

Apa Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi?

Perbedaan surat resmi dan tidak resmi bisa dilihat dari beberapa hal, berikut penjelasannya:

1. Bahasa dan Pemilihan Kata

Dari definisi dan tujuannya saja sudah berbeda. So, gaya bahasanya pun nggak mungkin sama. Kosakata yang digunakan dalam formal letter tentu akan lebih strict dan resmi.

Sementara itu, penulisan surat tidak resmi dapat ditulis dengan berbagai vocabulary yang santai. Misal, saat kamu ingin mengirim surat pada teman dekat, nggak ada salahnya untuk menyisipkan slang bahasa Inggris, idiom, atau proverb agar isi surat jadi semakin berwarna.

Baca Juga: 20 Idiom Bahasa Inggris Paling Lucu yang Bisa Bikin Kamu Nyengir

2. Kop Surat (Letterhead)

Umumnya surat resmi harus ditulis dengan ‘kop surat’. Hmm, kalau kamu pernah belajar bahasa Indonesia di sekolah, sepertinya istilah tersebut bukan suatu hal yang asing, bukan? Pada bagian kop ini, lembaga tertentu bisa juga menuliskan nomor surat dan keterangan lampiran.

Kop surat (letterhead) bisa jadi ciri paling utama untuk membedakan formal letter dan informal letter. Soalnya kalau dalam informal letter, penulis bisa langsung menjelaskan isi surat, guys. Oh ya, tapi ‘kop surat’ dalam formal letter memiliki visual yang berbeda-beda ya, tergantung lembaga mana yang mengeluarkan suratnya.

3. Isi Surat pada Formal Letter

Isi surat dalam formal letter tentu bersangkutan dengan hal-hal yang penting atau bahkan confidential. Maka dari itu, jika kamu menulis formal letter, pastikan agar isinya sudah sesuai dengan konteks yang dituju. 

 

Untuk menulis surat resmi bahasa Inggris tentu membutuhkan bekal kemampuan writing yang baik. Kamu merasa kurang dalam writing skill? Nggak usah khawatir, ada Master Teacher yang bakal kasih kamu materi writing dengan kurikulum Internasional Cambridge di English Academy. Coba kelas gratis-nya, yuk!

IDN CTA Trial Class General English Blog EA 2022

4. Fungsi Surat

Tak hanya berfungsi sebagai media pengiriman informasi, formal letter pun dapat berperan sebagai ‘bukti’ atau ‘tanda’ bahwa kamu telah menerima sesuatu secara 'sah'. Contoh seperti surat perjanjian kerja, surat penawaran kerja, etc. Berbeda dengan informal letter yang fungsinya hanya sebagai media komunikasi antara satu individu dengan individu lainnya.

5. Stempel atau Cap

Apakah formal letter (surat resmi) harus memakai tanda tangan? Jawabannya adalah iya. Terlebih jika surat tersebut dikeluarkan oleh lembaga-lembaga resmi seperti sekolah, pemerintahan, perusahaan, bank, etc

Nah, biasanya pada kolom tanda tangan akan dibubuhkan juga dengan cap/stempel basah, atau bahkan materai untuk sesuatu yang bersifat perjanjian. Tapi, ada juga surat-surat yang hanya diakhiri dengan nama terang (nama lengkap) dan jabatan sang pengirim. Jadi, lagi-lagi ini tergantung dengan konteks suratnya.

Kalau dalam surat resmi, hanya dengan menuliskan nama depan saja sudah cukup, kan?

 

Bagaimana Ciri-Ciri Bahasa Surat Resmi/Kaidah Kebahasaan Formal Letter? (Language Features of Formal Letter)

Sekarang, kamu sudah mengetahui perbedaan antara formal letter dan informal letter. Selanjutnya, mari kita pahami ciri-ciri atau ketentuan kebahasaan pada surat resmi (formal letter), yuk!

1. Avoid contraction (Hindari menyambungkan satu kata dengan kata lain)

Kamu masih ingat pembahasan soal contraction di artikel simple future tense? Yap, contraction adalah menggabungkan satu kata dengan kata lain, dalam bahasa Inggris, umumnya ini digunakan untuk menyatukan antara subjek dengan to be.

Contohnya seperti is not yang menjadi isn’t atau we would menjadi we’d. Dalam formal letter, hindari contraction agar kesan profesional kamu tidak berkurang.

2. Do not use abbreviations (Jangan menyingkat kata)

Abbreviations adalah suatu kata yang diringkas, biasanya ini digunakan pada chat atau caption di media sosial. Misal yang harusnya information kamu singkat menjadi info. Duh, jangan sampai ya!

3. Limit the use of active verbs with the first person singular pronoun (Batasi penggunaan kata kerja aktif dengan kata ganti orang pertama tunggal)

Pada formal letter, usahakan untuk tidak memakai first singular pronoun yang diikuti dengan kata kerja aktif. Pasalnya, hal ini bisa membuat surat terkesan personal. Contohnya begini:

Inappropriate (Kurang tepat): I will send you all the relevant information asap.
(Saya akan mengirimkan semua informasi yang relevan secepatnya.)
Appropriate (Lebih tepat): All the relevant information will be forwarded to you as soon as possible.
(Semua informasi yang relevan akan diteruskan kepada Anda sesegera mungkin.)

Baca Juga: Pronoun (Kata Ganti): Pengertian, Jenis-jenis, dan Contoh Kalimatnya


4. Avoid the use of informal degree modifiers (Jangan gunakan degree modifiers dalam bentuk informal)

Masih ingat materi soal adverb of degree yang sudah dibahas dalam artikel Adverb (Kata Keterangan) dan Jenis-jenisnya dalam Bahasa Inggris? Jadi, adverb of degree adalah kata keterangan yang dapat kita gunakan untuk memberitahu seseorang mengenai sebuah tingkatan atau intensitas sesuatu yang terjadi. 

Dalam konteks informal, dua contoh yang sering digunakan adalah really dan so (sangat). Nah, tapi kedua degree modifiers tersebut sifatnya informal. Jadi, pandai-pandailah untuk memilah yang formal. Contohnya kamu bisa ganti dengan highly atau extremely.


5. Avoid informal discourse markers (Hindari penanda wacana informal)

Bayangkan saja, misalnya kita ingin menulis surat resign untuk atasan, lalu di dalamnya kamu mencantumkan wacana informal seperti by the way atau anyway, kesannya tentu tidak sopan, bukan? Maka dari itu, jangan sampai kamu menulis discourse markers pada formal letter ya!


6. Avoid using set phrases and idioms (Hindari penggunaan frasa dan idiom yang ditetapkan)

Sama seperti bahasa gaul Jaksel dan slang bahasa Inggris, penggunaan idiom juga kurang pantas untuk dituliskan pada surat resmi bahasa Inggris, dan ini sudah kita bahas sebelumnya di bagian poin bahasa dan pemilihan kata. Selain memberi kesan tidak formal, penggunaan idiom dapat memicu kesalahpahaman makna yang ditafsirkan oleh penerima surat.


7. Do not leave out words (Tulis kalimat dengan lengkap)

Again, segala tulisan bahasa Inggris yang bersifat formal, setiap kalimatnya harus dilengkapi dengan subjek dan predikat yang jelas. Contoh seperti ini:

Inappropriate (Kurang tepat): Look forward to hearing from you.
(Berharap mendapat kabar dari Anda)

Appropriate (Lebih tepat): I look forward to hearing from you.
(Saya berharap mendapat kabar dari Anda)

Pada kalimat pertama tidak ada kata I sebagai subjek, dan ini membuat kalimat menjadi tidak utuh.

 

Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris,  Apa Saja?

Beberapa jenis surat yang termasuk formal letter adalah invitation letter, resignation letter, rejection letter, cover letter atau surat lamaran kerja bahasa Inggris, order letter, sales letter, application letter, surat keterangan aktif bekerja, surat keterangan kerja, surat edaran, surat perintah, offering letter, working agreement, dan lain-lain.

Baca Juga: Surat Lamaran Kerja Bahasa Inggris: Cara Menulis dan 7 Contoh Template

 

Apa Saja Struktur Formal Letter/Surat Resmi Bahasa Inggris?

Bagaimana langkah-langkah menulis formal letter? Kamu bisa memulainya dari addresser, date, addressee, salutation, body, closing, complimentary close, dan signature. Sekarang mari kita bahas tiap bagiannya satu per satu di bawah ini!

 

struktur surat resmi bahasa inggris formal letter

 

1. Addresser (Nama dan alamat pengirim surat)

Addresser adalah struktur paling awal pada formal letter yang berupa nama dan alamat lengkap pengirim. Dalam hal ini, pengirim bisa dari perseorangan atau organisasi. 

Selain itu, seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, beberapa perusahaan/lembaga/instansi dapat menuliskan addresser dalam format kop surat (letterhead) yang disertai juga dengan logo.

2. Date (Tanggal surat dibuat/dikeluarkan)

Exactly, ini merupakan struktur formal letter yang berisi tanggal dibuat atau dikeluarkannya surat resmi untuk kemudian dikirimkan pada penerima. Umumnya penulisan akan diawali dengan nama kota, kemudian diikuti oleh tanggal, bulan, dan tahun surat.

3. Addressee (Nama dan alamat penerima)

Sebelum masuk pada isi surat, kamu harus cantumkan dulu dong, siapa, sih, orang atau lembaga yang dituju? Oh ya, hati-hati! Jangan sampai ada salah penulisan atau typo ya, terlebih untuk penulisan nama perusahaan atau gelar individu yang dituju.

4. Salutation (Sapaan) dan Name (Nama penerima)

Pada bagian ini, kamu dapat memberikan sapaan terlebih dahulu untuk si penerima surat secara formal. Sapaan umum dalam formal letter adalah 'Dear' yang diikuti dengan last name penerima surat. Tapi, jika yang akan kamu kirimkan surat adalah perempuan, maka perlu dilihat terlebih dahulu, apakah beliau sudah menikah atau masih berstatus lajang.

Kamu tahu dong, dalam bahasa Inggris ada perbedaan antara Ms. dengan Mrs.? Yap, kalau Ms. (lalu diikuti nama) hanya ditujukan untuk perempuan dewasa yang belum menikah. Contohnya ‘Dear Ms. Intan’. Sementara itu, Mrs. (lalu diikuti nama) berlaku untuk wanita dewasa yang sudah menikah, misal ‘Dear Mrs. Shanty’. Kalau untuk laki-laki, sih, baik lajang maupun sudah menikah sapaannya tetap sama, yaitu Mr. Misalnya ‘Dear Mr. Budi’.

Wait! For your information guys, jadi sebetulnya Mr.Ms. atau Mrs. itu seharusnya diikuti oleh family name (nama keluarga). Misal nama lengkapmu adalah Livy Shabrina Wibowo, maka seharusnya ditulis sebagai Ms. Wibowo, atau bahkan ditulis secara lengkap dengan Ms. Livy Shabrina Wibowo.

Tapi, di Indonesia, biasanya kata sapaan akan diikuti oleh given name (bukan nama keluarga). Soalnya, di Indonesia nggak semua orang memiliki nama keluarga. Misalnya nama kamu adalah Mr. Tedy Rizka, maka dalam surat resmi bahasa Inggris, sapaan Mr./Ms./Mrs. akan tetap diikuti oleh nama pertama → Mr. Tedy, yang mana seharusnya adalah Mr. Rizka.

Selain itu, jika kondisinya kamu tidak mengetahui nama penerima, cukup untuk menuliskan kata 'Dear, Sir', 'Dear, Madam', atau 'Dear, Sir or Madam'. Atau, kamu bisa juga menuliskan nama posisi/jabatan mereka. Misal ‘Dear Hiring Manager’ ya, guys.

5. Body/Content (Isi atau inti dari surat)

Pada bagian ini, saatnya kamu mengutarakan inti dari penulisan formal letter itu sendiri. Makanya bagian ini disebut dengan body alias badan, yakni isi paling penting dari keseluruhan surat.

Sampaikan apa maksud dari suratmu secara gamblang. Apakah ingin mengundang penerima untuk menghadiri acara kantormu? Ingin mengajukan resign? Atau hal-hal lainnya. Isi surat inilah yang akan menentukan suratmu termasuk ke dalam formal letter jenis apa.

Selain itu, pada bagian paragraf pembuka, kamu dapat mengawalinya dengan maksud dan tujuan surat. Ini beberapa contohnya:

a. Referring to previous letter

Bermaksud untuk menulis surat berdasarkan formal letter yang telah diterima sebelumnya? Jika iya, kamu bisa menggunakan beberapa pengantar seperti di bawah ini:

  • As you stated in your letter, …
  • Regarding …
  • Concerning …
  • With reference to your letter …


b. Request letter

Formal letter tak jarang menjadi sarana untuk meminta sesuatu atau meminta bantuan pada pihak yang bersangkutan. Kalau kamu hendak menulis tipe surat resmi yang satu ini, jangan lupa sisipkan kalimat berikut ini ya:

  • I would appreciate it if you could …
  • I would be most grateful if you would …


c. Apology letter

Kamu pernah baca kayak surat klarifikasi atau surat permohonan maaf dari sebuah brand atas kegaduhan yang terjadi di media sosial, nggak? Kalau pernah, itu merupakan salah satu contoh dari surat resmi dengan tipe apology letter. Berikut kalimat yang biasa digunakan:

  • We apologize for any inconvenience caused …
  • Please accept our sincere apology …

d. Complaint letter

Nah, kalau tipe surat resmi bahasa Inggris yang satu ini bisa jadi andalan saat kamu ingin mengajukan sebuah aduan. Entah itu komplain pada perusahaan maupun lembaga pemerintahan. Contoh pengantar yang bisa ditulis antara lain:

  • I am writing to complain about …
  • I am writing to express my dissatisfaction with …
  • I find it most unsatisfactory that …
  • I’d like to complain about …

6. Closing sentence (Kalimat penutup)

Sebelum mengakhiri surat, jangan lupa untuk menuliskan paragraf penutup terlebih dahulu. In general, pada bagian ini pengirim surat akan menuangkan harapan mereka terhadap penerima surat, kemudian disusul dengan ucapan terima kasih.

Part penutup tentu harus disesuaikan dengan konteks surat ya. Misal kalau dalam cover letter, yang sering kita temukan adalah kalimat seperti ini, ‘Thank you and I look forward to hearing from you soon’.

 

7. Complimentary close (Salam penutup)

Kamu pasti nggak asing dengan penutup seperti ini, ‘Sincerely’, ‘Best Regards’, ‘Warm Regards’, kan? Itulah yang dinamakan salam penutup untuk mengakhiri penulisan surat resmi bahasa Inggris yang kamu tulis.

8. Signature (Tanda tangan)

Di atas, kita sudah membahas kalau pada formal letter perlu dilengkapi dengan signature. Formatnya bisa hanya berupa nama lengkap dan jabatan, bisa disertai juga dengan tanda tangan pengirim, dibubuhkan cap/stempel, atau bahkan materai. Ingat, ini disesuaikan dengan seberapa penting formal letter yang kamu tulis.

 

Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris (Formal Letter)

 

1. Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris Tipe Complaint Letter

 

Ijen Street, Boulevard, Malang
The Manager Modern Restaurant Easy Sushi

6 July 2022

 

Dear Sir/Madam,

I am writing to complain about a meal we had in your restaurant yesterday. We had booked a table for six but when we arrived there were no free tables and we had to wait for more than 45 minutes to sit down. From a menu of 12 dishes, only four were available and their quality was poor. The fish in particular, tasted awful and the waiter was rude when we told him about this.

We have eaten in your restaurant several times in the past but this is the first time we have received such bad treatment. I am not asking for a refund but I would like you to improve the quality of your dishes and service.

 

Yours faithfully,
Azka Reyhan

 

2. Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris untuk Resign dari Tempat kerja (Contoh Resignation Letter)

 

Nanda Aulia
423 Kemang Raya
South Jakarta
0822 5146 7756

 

January 3rd, 2021

 

Mrs. Sasha Ammariah
Principal
Jaksel High School
Sudirman, 2345

 

Dear Ms. Ammariah,

Please accept this letter as my formal notice of resignation from the position teaching Grade 11/12 Physics Teacher. My last day of work will be April 30th.

I assure you that I will be working closely with my replacement during this transitionary period to ensure that the students’ learning is not negatively affected. My lesson plan for the rest of the year is complete, and all the necessary course materials and teaching aids are ready to be implemented. All of my student files have been updated to further prepare the incoming teacher.

Being a teacher at Jaksel High School this past year and half has been a great privilege, as well as an invaluable learning experience. I am grateful for the opportunity. I can be reached at my personal phone number or email address should you have any further questions. Thank you for your kind attention.

 

Sincere Regards,
Nanda Aulia

 

3. Contoh Formal Letter (Surat Resmi) Berbentuk Order Letter 

Ready Kitchen
Sudirman Street, No. 31
South Jakarta, 4465

 

Bandung, September 22, 2022

 

Dear Sir/Madam,

Through this letter, we are happy to set a purchase for 55 indoor grill machines (Code Item #4356), all in silver color. Please charge this purchase to our pre-existing account that we have with you. We hope to receive this order no later than Thursday, October 12th, 2022. Please confirm that you received this order by calling us at 0814 6735 8900 anytime during business hours. Thank you for your assistance.

 

Regards,
Tuffer Kitchen 

 

Profile

Intan Aulia Husnunnisa

Seorang perempuan dengan sejuta mimpi yang saat ini sedang fokus mengembangkan minat menulis di Ruangguru.