Cara Membuat Janji Temu (Making Appointment) dalam Bahasa Inggris

Cara Membuat Appointment dalam Bahasa Inggris

Sudah tahu cara membuat appointment atau janji temu dalam bahasa Inggris belum? Kalau belum, yuk, belajar melalui artikel ini!

--

Bagi kamu seorang pebisnis, pengusaha, konsultan, pekerja kantoran, dan profesi lainnya yang erat dengan kepentingan bisnis, pasti sudah tidak asing dengan yang namanya “membuat janji pertemuan” atau making appointment. Entah itu janji temu dengan client, supplier, customer, etc.

Tak hanya itu, appointment juga berlaku untuk mengatur agenda atau aktivitas penting lainnya, seperti wawancara kerja, kunjungan dokter, pembuatan paspor dan visa, and so on so forth

Nah, tahukah kamu? Membuat janji pertemuan-termasuk mengubah atau membatalkannya- adalah salah satu skill penting yang harus kita kuasai, lo. Why? Bagi beberapa orang, sebuah pertemuan harus diatur dalam sebuah agenda untuk menghindari kesalahan waktu, atau menghindari waktu yang terbuang dengan sia-sia karena sebelumnya tidak ada janji yang dibuat dengan jelas.

Hmm, kenapa harus pakai bahasa Inggris? As we know, saat ini kita hidup di era global. Artinya, kita berpotensi untuk berkenalan, menjalin relasi, hingga membuat janji temu dengan banyak orang dari luar negeri. Bahkan tidak menutup kemungkinan suatu saat nanti kamu memiliki client dari luar negeri dan harus mengatur appointment untuk online meeting. Who knows?

Maka dari itu, yuk, simak penjelasan terkait cara membuat appointment dalam bahasa Inggris dan contoh percakapannya di artikel ini!

 

Cara Membuat Appointment dalam Bahasa Inggris

1. Greetings (Menyapa Lawan Bicara)

Untuk membuat janji, sebelumnya kamu perlu menyapa lawan bicara dengan ramah dan sopan terlebih dahulu. Buka percakapan melalui sapaan hangat agar pembicaraan bisa terdengar nyaman dan meyakinkan di telinga lawan bicara. Jangan lupa untuk sesuaikan greeting dengan suasana, keadaan, serta siapa yang sedang kita ajak bicara.

2. Introduce Yourself (Perkenalan Diri)

Jika kamu ingin membuat perjanjian atas nama perusahaan, atas nama orang lain, atau ingin mengatur appointment dengan seseorang yang belum dikenal, jangan lupa untuk memperkenalkan diri terlebih dahulu. Make sure bahwa orang yang akan kamu ajak untuk bertemu sudah mengenalmu dengan baik ya!

3. Express your purpose (Sampaikan Tujuan)

Setelah perkenalan, kamu bisa sampaikan apa tujuanmu pada lawan bicara, yaitu ingin membuat janji pertemuan. Contoh:

  • Good morning. This is Intan Aulia. I’m calling on behalf of Dr Adams and would like to arrange an appointment with Mr Edward Cullen.
    (Selamat pagi. Ini Intan Aulia. Saya menelepon atas nama Dr Adams dan ingin membuat janji dengan Tuan Edward Cullen.)
  • Hello, this is Marsha. I am calling from Ruangraya.com and would like to set up an interview with you.
    (Halo, ini Marsha. Saya menelepon dari Ruangraya.com dan ingin mengatur wawancara dengan Anda.)

Baca Juga:    7 Tips Membuat CV dalam Bahasa Inggris yang Baik

4. Asking for a time (Tanyakan Waktu)

Sebelum menentukan atau menyepakati jadwal, tentu kamu perlu bertanya terkait ketersediaan orang yang ingin kamu temui. Dalam hal ini, kita perlu mencari tahu kapan waktu luang yang mereka miliki di sela-sela kesibukan mereka. Berikut beberapa contoh bentuk pertanyaannya:

  • When are you free?
  • When would you have time?
  • When do you have time?
  • When would it suit you?
  • When are you available?

Pertanyaan di atas bersifat “open question,” sehingga memungkinkan rekanmu untuk menjawab sesuai dengan agenda yang sudah mereka miliki sebelumnya. Namun, jika orang yang kamu tuju memiliki jadwal yang cukup padat, atau kamu memiliki pembahasan penting dan urgent, maka ada baiknya untuk langsung mengajukan saran waktu pertemuan. Contoh:

  • Could we meet sometime next week to talk about your application?
  • What/How about Monday?
  • How does Monday sound?
  • Can you do Monday?
  • (How) Does Monday work/look for you?

5. Don’t Forget to Say Thanks (Ucapkan Terima Kasih)

Jika orang yang dituju sudah meluangkan waktunya untuk mengatur jadwal bertemu denganmu, jangan lupa untuk sampaikan terima kasih. Tak hanya itu, jika pada akhirnya appointment yang dibuat ada perubahan jadwal, belum pasti, atau masih dalam tahap konfirmasi, setidaknya mereka sudah mengusahakannya untukmu.

 

Sebelum lanjut belajar membuat appointment bahasa Inggris, sebaiknya ketahui kemampuan bahasa Inggris-mu terlebih dahulu melalui Placement Test, yuk! Tes ini gratis dan bersertifikat, lo!

Placement Test English Academy

 

Hal-Hal yang Harus Diperhatikan pada Appointment dalam Bahasa Inggris

Selanjutnya, kita akan membahas beberapa contoh kalimat yang biasa digunakan pada saat membuat janji temu. Yuk, scroll down!

1. Asking for an appointment (Membuat Janji)

Jika sedang dalam situasi yang formal, kamu bisa gunakan beberapa contoh berikut: 

  • I would like to make an appointment with the lecturer to discuss something.
    (Saya ingin membuat janji dengan dosen untuk membahas sesuatu.)
  • Would it be possible to meet up at your / our offices to discuss …?
    (Apakah mungkin untuk bertemu di kantor Anda / kami untuk berdiskusi?)

Nah, untuk mengatur janji temu yang cenderung formal, kamu bisa mengatakan beberapa kalimat di bawah ini: 

  • Can we meet on Tuesday?
    (Bisakah kita bertemu di hari Selasa?)
  • Would you be available on Friday?
    (Apakah Anda akan tersedia pada hari Jumat?)

Kamu tentu dapat mengganti hari waktu spesifik sesuai dengan kebutuhan.

2. Agree the Appointment (Menyetujui Pertemuan)

Apabila ingin menyetujui suatu janji untuk bertemu, berikut adalah contoh frasa yang bisa kamu gunakan:

Formal:

  • I’d be available to discuss…. on (date) at  (time and place).
    (Saya bersedia berdiskusi…. pada (tanggal) pada (waktu dan tempat))
  • I would be available at that time.
    (Saya akan tersedia pada saat itu. Saya akan datang pada rapat.)

Sebaliknya, untuk situasi informal, berikut contoh kalimatnya:

  • Friday suits me just fine. See you.
    (Jumat cocok untukku. Sampai jumpa.)
  • This Friday would be perfect, I’ll be there.
    (Jumat ini akan sempurna, saya akan berada di sana.)

3. Arrange the Time (Menentukan Waktu Pertemuan)

Dalam hal ini, waktu yang dimaksud adalah waktu secara spesifik. frasa apa saja yang digunakan dalam arrange the appointment?

  • Formal: What sort of time would suit you? Is it good around 8.30 in the morning?
    (Waktu seperti apa yang cocok untuk Anda? Apakah bagus sekitar jam 8.30 pagi?)
  • Kasual/Informal: How does 12.30 sound to you?
    (Bagaimana menurut Anda pukul 12.30?)

4. Saying No and Making a New Suggestion (Mengatakan Tidak dan Memberi Saran Baru)

Jika berbicara dengan seseorang dalam situasi formal, kamu dapat menolak dan memberi saran bertemu di waktu lain dengan cara berikut:

  • Unfortunately, I will be away on business during the week of August 6 – 11, so I will be unable to meet you then. However, if you were available in the following week, I would be glad to arrange a meeting with you.
    (Sayangnya, saya akan pergi untuk urusan bisnis selama minggu 6 – 11 Agustus, jadi saya tidak dapat bertemu dengan Anda saat itu. Namun, jika Anda tersedia di minggu berikutnya, saya akan dengan senang hati mengatur pertemuan dengan Anda.)
  • I will be out of town next Sunday, but I will be available on Monday in the afternoon.
    (Saya akan keluar kota hari Minggu depan, tetapi saya akan tersedia pada hari Senin sore.)
Sementara itu, ini kalimat yang cocok untuk situasi non-formal:

  • No, I’m sorry, Wednesday doesn’t work for me. I can’t attend. But how does Monday look for you?
    (Tidak, saya minta maaf, Rabu tidak pas untuk saya. Saya tidak bisa datang. Tapi bagaimana hari Senin bagi Anda?)
  • I’m sorry, but that’s not going to work. I already have another appointment then. What about Monday?
    (Maaf, tapi itu tidak akan berhasil. Saya sudah punya janji lain saat itu. Bagaimana dengan hari Senin?)

5. Rejecting Inconvenient Times (Memberitahu Waktu yang Tidak Pas)

Penolakan ini biasanya hadir dari beberapa orang yang memang sangat sulit untuk ditemui dengan jadwal yang padat. Jika kamu ingin menolak janji temu, contohnya adalah sebagai berikut:

  • I won’t be available all next week. I’ll be on…… (e.g. vacation)
    (Saya tidak akan tersedia semua minggu depan. Saya akan berada di…… (misalnya liburan))
  • I think I can’t on Thursday. I’m very busy. I’ll go to… (e.g. Bandung)
    (Saya pikir saya tidak bisa pada hari Kamis. Saya sangat sibuk. Saya akan pergi ke… (misalnya Bandung))  

6. Cancelling/Reschedule an Appointment (Membatalkan Janji)

Jika ingin membatalkan janji, pastikan kamu memiliki alasan yang jelas dan make sense, sehingga tidak terkesan merugikan orang lain (orang yang sudah diajak untuk bertemu). Selain itu, jangan lupa untuk meminta maaf ya! Berikut contoh kalimatnya:

  • Formal: Would it be possible to schedule the meeting for another? I have a sudden change of plan for this weekend.
    (Apakah mungkin untuk menjadwalkan pertemuan untuk yang lain? Saya tiba-tiba mengubah rencana untuk akhir pekan ini.)
  • Kasual: I’m sorry about canceling our meeting, can we fix another time to meet?
    (Maaf saya membatalkan pertemuan kita, bisakah kita mengatur waktu untuk bertemu lagi?)

Confirm the Meeting (Konfirmasi Pertemuan)

Selanjutnya, setelah kamu berdiskusi dan menentukan waktu untuk bertemu, saatnya untuk mengonfirmasi ulang terkait appointment-nya. Kamu bisa gunakan beberapa frasa di bawah ini:

  • Formal: Please confirm/let me know if this date and time is convenient for you.
    (Harap konfirmasi/beri tahu saya jika tanggal dan waktu ini sesuai untuk Anda.)
  • Informal: Confirmed on Monday, right? I’ll come to the meeting on time.
    (Dikonfirmasi pada hari Senin, kan? Saya akan datang ke pertemuan tepat waktu.)

Contoh Percakapan/Dialog Membuat Janji (Appointment) dalam Bahasa Inggris

Agar pemahamanmu terkait cara membuat janji pertemuan dalam bahasa Inggris semakin bagus, kamu bisa perhatikan beberapa contoh percakapan atau dialognya ya!

Percakapan Membuat Janji dengan Dokter

A: Hi, this is Laras Cemile calling on behalf of my mother Gloria. I’d like to make an appointment with Dr. Mark next week. Mornings are best if you have any availability.

B: Sure, Dr. Mark has an opening on Wednesday morning at 10 a.m.

A: Unfortunately, Wednesday isn't good for my mom. She will be out of town to meet her sister.

B: No worries, how about Tuesday at the same time?

A: That’s perfect. So to confirm, next Tuesday at 10 a.m.?

B: Yes, Tuesday  at 10 a.m. Could I have your email address or phone number so our system can send a reminder?

A: Of course! It’s 666-0189.

B: Thank you, you’ll receive a reminder a day before the appointment, and we’ll see you Tuesday at 10 a.m.

A: Thank you very much. Have a good day.

B: You too. Goodbye.

A: Bye.

 

Percakapan Membuat Janji untuk Meeting Bisnis

A: Hi, this is Jason Statham calling for Marry Baura. Is she available?

B: Yes, this is Marry. Who’s speaking?

A: Good morning Marry. I’m the new account manager handling your department’s shipping and receiving, and I would like to make an appointment with you to review your ordering list. Do you have 20 minutes on Tuesday next week for me to introduce myself and go over a couple of your orders?

B: I’m sorry, but that’s not going to work. I already have another appointment then. What about Monday?

A: It sounds good. What sort of time would suit you? Is it good around 8.30 in the morning?

B: I appreciate it. Mornings are better for me. 

A: Great, so to confirm, Monday the 21st at 8.30 a.m.?

B: Yep, that’s great.

A: Great, thank you. I’ll send you a good place via text.

B: Thank you very much.

A: No problem. Thank you.

B: Goodbye.

A: Bye.

 

Percakapan Membuat Jadwal Wawancara

A: Good morning! I would like to speak to Jems, please. 

B: Speaking. 

A: Hello, this is Fara. I am calling from Alibibi.com and would like to set up an interview with you. Would you be available on Tuesday?

B: Ah, yes. It sounds great. But unfortunately, I will be out of town on Tuesday, but I will be available on Friday in the afternoon. Do I still have a chance?

A: No worries, it's still good.  How does 12.30 p.m. sound to you?

B: Ah, ya. Friday at 12.30 p.m. suits me just fine.

A: Good. I’ll send the formal invitation and the interview regulation to your email.

B: Thank you so much. See you then.

A: Anytime.

 

Finally, pembahasan mengenai appointment dalam bahasa Inggris, mulai dari cara membuat, cara mengubah, cara membatalkan, serta contoh-contoh percakapannya selesai sampai di sini.

Meskipun kamu sudah mengetahui seluk beluk mengenai appointment dalam bahasa Inggris, tetap harus diingat bahwa ada hal lain yang lebih penting, yaitu  attitude atau sikap yang kita berikan pada orang yang dituju. 

Jika sudah ada janji, jangan lupa untuk dipenuhi dengan datang tepat waktu. Bila ada perubahan, usahakan berkabar pada rekanmu. Say “no” untuk merugikan dan menghabiskan waktu orang lain! Okay?

Last but not least, agar perjalananmu di dunia bisnis atau karier berjalan lebih lancar, kamu bisa terus mengembangkan skill dan menambah kosakata bahasa Inggris level advance melalui kelas Profesional English Academy! Di kelas Profesional, kamu akan belajar cara komunikasi bisnis yang efektif, cara berbahasa Inggris yang baik untuk seorang leader, dan masih banyak lagi!

Penasaran dengan detail programnya? Nggak perlu khawatir, kamu bisa book a free consultation dulu, kok! Caranya? Klik banner di bawah ya!

Belajar Bahasa Inggris untuk Capai Tujuan Bisnis

Referensi:

Making an Appointment in English. BeSpeaking. Online. Available at https://www.bespeaking.com/making-appointment-english/. [Accessed 29 March 2022.]

 

Profile

Intan Aulia Husnunnisa

Seorang perempuan dengan sejuta mimpi yang saat ini sedang fokus mengembangkan minat menulis di Ruangguru.