Skill yang Perlu Dikuasai Saat Meeting dalam Bahasa Inggris

Artikel ini menjelaskan berbagai skill yang perlu dikuasai saat meeting dalam Bahasa Inggris.

—

Para employee pasti pernah dong ikut meeting atau menjadi pimpinan meeting bersama client atau partner kerja? Meeting yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa sebuah tim tetap harus sesuai jadwal pertemuan. Pertemuan yang lebih produktif dan terstruktur akan memberikan peluang yang sangat kecil untuk menyimpang. Hal ini menjadi penting karena waktu pertemuan adalah pengaturan yang berharga untuk membahas sudut pandang, dan mendapatkan kesepakatan tentang hasil diskusi dalam meeting.

Setiap anggota tim memiliki kesempatan dan kewajiban untuk tekun dan memberikan saran jika ingin mencapai hasil terbaik. Pertemuan yang sukses seringkali sulit karena hanya sedikit dari anggota tim yang mengetahui aturan dan keterampilan yang diperlukan untuk pertemuan tersebut. Cara paling efektif untuk mengadakan meeting yang baik adalah dengan mengikuti pedoman/panduan. Meeting dalam Bahasa Inggris menjadi kesempatan bagi anggota tim untuk berkumpul dan memfokuskan ide mereka dalam satu arah. 

Sekarang mari kita fokus pada penyampaian ide dan penggunaan keterampilan diskusi yang efektif untuk berkomunikasi pada saat meeting.

Diskusi saat meeting diperlukan agar pertemuan yang belum efektif menjadi produktif. Setiap pertemuan tim sebaiknya merangsang anggota untuk diskusi terbuka. Ketua Tim atau ketua meeting sebaiknya harus paling banyak dalam memimpin diskusi, memahami dan memastikan saran yang baik dari semua anggota tim yang terlibat. Berikut beberapa skill meeting dalam Bahasa Inggris yang penting untuk Anda pelajari :

1. Meminta Klarifikasi

Jika Anda tidak jelas tentang topic, logika dan argumen yang sedang dibahas, mintalah anggota tim lain untuk menentukan tujuan dan fokus pada masalah yang sedang disajikan. Penggunaan paraphrase, atau menyatakan kembali pikiran dengan cara yang berbeda adalah diperlukan di sini.

Penggunaan kalimat yang polite akan membuat partner kerja tertarik dengan klarifikasi Anda. Contohnya, Anda bisa memakai kalimat “I think everyone would like to get a broad overview on..” atau Could you give us an update topic of..

2. Aktif Mendengarkan dan Asking a question

Teknik mendengarkan dalam meeting yaitu seluruh anggota tim harus secara aktif dalam berdiskusi dan mendengarkan tim yang berargumen sehingga akan menciptakan pertemuan yang efektif. Anggota tim perlu mengeksplorasi ide satu sama lain daripada berdebat atau membela pemikiran pribadi.

Selain mendengarkan partner meeting berbicara, maka sebagai anggota yang belum mengerti terkait topik yang dibicarakan maka boleh mengajukan pertanyaan menggunakan kalimat “If I understand you correctly, you are saying that….” atau Anda bisa memakai kalimat “Am I right in thinking that…”

3. Memastikan Peserta Meeting

Dalam hal ini Anda harus memastikan kepada peserta meeting bahwa mereka bisa menangkap poin-poin bahasan dan kesepakatan saat meeting. Sebagai pimpinan meeting, Anda bisa memakai kalimat “ Have I cleared that last point up?” atau bisa juga memakai kalimat “Is everyone clear with that?”

Baca juga: Cara Membuat Email Profesional Bahasa Inggris

4. Making a Summary

Penting untuk sekali-sekali berhenti berbicara kemudian summarize apa yang telah dibahas. Hal tersebut berguna untuk memastikan bahwa anggota tim selaras dengan masalah yang sedang dibahas. Metode cepat dan mudah dalam menulis summary yaitu kemudahan untuk mengingat poin-poin bahasan, melihat, mendengarkan kemudian melanjutkan menulis ringkasan.

5. Mengelola Waktu

Karena pengelolaan waktu sangat penting untuk pedoman rapat, terkadang ada baiknya untuk membuat daftar periode waktu tertentu untuk memastikan bahwa tim tetap pada topik utama meeting. Ini sangat penting agar rapat dimulai dan diakhiri tepat waktu. Jika Ketua Tim mengizinkan rapat untuk dimulai terlambat atau berjalan lebih lama dari yang diharapkan, efektivitasnya akan memburuk dan rasa hormat untuk proses pertemuan menjadi hilang.

6. Mendapatkan Penentuan Kesimpulan Bersama

Setelah diskusi mencapai tahap kesimpulan, Ketua Tim meeting merangkum kesimpulan dan mendorong tim untuk mencapai kesepakatan.

Baca juga: 7 Tips Memperkaya Kosa Kata Bahasa Inggris dan Mengerti Artinya

7. Mengakhiri Diskusi

Diskusi tentang topik tertentu merupakan hal penting. Namun, Ketua Tim meeting harus memahami bahwa setiap diskusi harus diakhiri. Posisi ini merupakan akhir dari diskusi dimana seluruh tim meeting belajar untuk menemukan titik temu atau solusi dari permasalahan dan membantu anggota untuk memutuskan suatu masalah tertentu. Dalam mengakhiri meeting, Anda dapat menggunakan kalimat “Okay, there is the last of our discussion. Thank you for your attention today.”

8. Mengevaluasi Proses Rapat 

Di akhir setiap pertemuan, Ketua Tim meeting harus memberikan waktu 5 menit pada setiap anggota agar dapat mengomentari evaluasi pertemuan mereka. Hal ini menjadi penting untuk Ketua Tim dengan tujuan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan sehingga proses pertemuan dapat terus disempurnakan untuk efektivitas yang lebih baik.

Untuk mensukseskan meeting dalam dunia bisnis, maka dibutuhkan sebuah panduan yang nantinya akan membantu tim untuk melakukan diskusi secara efektif sehingga akan  menghasilkan diskusi yang lebih positif dan pertemuan interaktif. 

Dalam sebuah meeting berbahasa Inggris, efektivitas tim secara langsung bergantung dengan efektivitas pemimpin untuk melakukan kontrol dan mengatur proses pertemuan. Setiap Anda bekerja diperusahaan atau berkecimpung dalam dunia bisnis, maka Anda perlu berlatih dan belajar speaking skills dan memperbanyak kosakata Bahasa Inggris, ya. Untuk itu Anda perlu banyak membaca kamus Bahasa Inggris, nih. Selamat belajar!

Nah, sekarang kamu sudah tahu, kan, apa saja skill yang perlu kamu kuasai ketika sedang meeting dalam bahasa inggris. Kalau kamu ingin mendalami bahasa inggris dengan kurikulum berstandar internasional, yuk daftar di English Academy.