Cara Membuat Janji Temu (Making Appointments) di Tempat Kerja

membuat appointments tempat kerja bahasa inggris

Sebelumnya apakah Anda sudah pernah membuat janji temu dalam bahasa Inggris untuk kepentingan bisnis? Mari simak penjelasannya di artikel berikut ini!

- -

Bagi Anda yang memiliki bisnis atau seorang pengusaha, Anda sudah pasti tidak asing lagi untuk membuat janji temu atau making appointments. Tentu saja janji temu yang Anda buat ditujukan kepada potential customer, potential client, potential employee, other businessman, dan lain-lain. 

Mungkin Anda sudah pernah membuat janji temu dalam bahasa Indonesia sebelumnya untuk kepentingan bisnis. Hal ini Anda lakukan untuk menjalin relasi baru dengan sesama pengusaha, melakukan wawancara karyawan baru, bertemu dengan klien untuk membahas suatu produk dan lain-lain. Membuat janji temu adalah suatu hal yang krusial bagi Anda dan perusahaan. Tapi pernahkah Anda terpikir bagaimana caranya untuk membuat janji temu di tempat kerja dalam bahasa Inggris?

Tentunya, serupa dengan membuat janji temu dalam bahasa Indonesia, making appointments in the workplace dalam bahasa Inggris ini terdapat beberapa hal yang harus Anda perhatikan. Pasalnya, Anda berhubungan dengan orang lain dalam ranah profesional. Jika Anda membuat janji temu dengan teman sebaya, Anda bisa lebih leluasa dalam menggunakan bahasa nonformal dan dapat langsung memberi tahu orang yang ingin Anda temui melalui pesan singkat.

 

Cara Membuat Janji Temu dalam Bahasa Inggris di Tempat Kerja

Seperti yang Anda pahami sebelumnya, membuat janji temu di tempat kerja membutuhkan beberapa hal yang perlu diperhatikan. Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda gunakan making appointments in the workplace:

membuat appointments tempat kerja bahasa inggris

 

Choose a system you’ll use

Before you make appointments, you must know that possibly in the future you’re going to make several, maybe a lot of appointments. Jadi agar Anda tidak bingung dalam beragam janji temu yang akan dibuat, Anda harus bisa memiliki sistem penjadwalan. Baik itu menggunakan hardcopy atau menggunakan business apps scheduling

Selain itu Anda juga dapat menggunakan berbagai macam warna dalam menentukan janji temu. Misalnya warna merah untuk menggambarkan janji temu dengan priortas yang paling tinggi. Warna biru untuk janji temu dengan klien. Kuning untuk pengusaha lain, dan abu-abu dengan pimpinan perusahaan.

 

Set priorities

Dalam berbisnis, Anda pasti akan menghadapi dengan berbagai macam janji temu. Even the ones that you may not be able to attend. It’s crucial to set priorities to the appointments that are the most important firsts. Misalnya pilih janji temu yang memerlukan kehadiran Anda, seperti janji temu dengan supervisor atau dengan klien. Jika Anda dua memiliki janji temu dalam waktu bersamaan, Anda dapat mencoba meminta seseorang hadir di janji temu yang satu, untuk mewakilkan Anda, dan Anda dapat menghadiri janji temu yang lainnya.

 

Schedule in blocks

Some people may not understand the importance of scheduling in blocks. Dalam ranah pekerjaan, Anda tentunya memiliki tugas dan tanggung jawab lain selain melakukan rapat. Blocking appointments atau schedule in blocks mungkin pernah Anda lihat ketika Anda menduduki bangku sekolah. When you were in school, you’d see there is time schedule where the time matched with the lessons you’re going to learn from Monday to Friday. Hal ini penting untuk Anda praktekkan di tempat kerja Anda dalam membuat jadwal.

Pasalnya, Anda memiliki tugas dan tanggung jawab yang harus diselesaikan di luar rapat. Oleh karena itu, memiliki jadwal yang dibuat dalam bentuk block dapat menentukan durasi rapat dan kapan Anda harus mengerjakan kewajiban Anda lainnya. Jika tidak Anda lakukan, ada kemungkinan besar janji temu yang Anda buat melebihi waktu yang sudah Anda alokasikan, dan membuat pekerjaan lain menjadi tidak selesai.

Menggunakan bahasa Inggris untuk bisnis membutuhkan kemampuan yang sudah mahir. Jika Anda masih belum tahu sejauh mana kemampuan Anda, Anda dapat mengeceknya dengan melakukan placement test dari English Academy. Tes ini gratis dan Anda akan mendapat sertifikat. Klik gambar di bawah ini!

Placement Test English Academy

 

Confirm in advance

Sebagaimana yang Anda ketahui, people in the office are busy. Bisa jadi dalam satu hari, seseorang memiliki tiga sampai empat janji temu. Maka dari itu, jika Anda memiliki sebuah jadwal untuk rapat dan ternyata Anda tidak dapat menghadirinya, pastikan untuk membatalkan janji dua atau satu hari sebelumnya. Agar mereka dapat menyesuaikan jadwal yang sudah dibuat sebelumnya, serta membuat Anda tetap terlihat profesional. 

 

Make time for other responsibilities

Selain membuat janji temu, Anda juga harus membuat jadwal mengenai tanggung jawab dan pekerjaan lain yang harus diselesaikan. Tidak hanya itu, you can also make time for rest throughout the week. Misalnya pada hari Jumat, Anda mengosongkan hari itu untuk bersantai dengan karyawan lain setelah setengah hari bekerja, agar mereka termasuk Anda tidak terlalu stres dengan pekerjaan.

 

Tata Bahasa yang Digunakan dalam Membuat Janji Temu di Tempat Kerja

Setelah memahami apa saja yang harus Anda lakukan dalam membuat janji temu di tempat kerja, Anda juga perlu memperhatikan tata dan gaya bahasa yang Anda gunakan nanti, yaitu sebagai berikut:

membuat appointments tempat kerja bahasa inggris

Use the correct words for polite speech

Dalam ranah bisnis dan profesional, Anda harus terbiasa mengenali seperti apa bahasa yang formal dan non formal. Yakni seperti penggunakan could untuk menggantikan can, would untuk menggantikan want, dan should untuk menggantikan is. Berikut adalah contoh kalimatnya:

  • Formal: Could we meet at my office next week?
  • Nonformal: Can we meet at my office next week?
  • Formal: I would like to arrange a meeting with you to discuss our next project.
  • Nonformal: I want to arrange a meeting with you to discuss our next project.
  • Formal: 01.00 pm. next Thursday should be fine.
  • Nonformal: 01.00 pm. next Thursday is fine.

 

Use the prepositions of time

Terdapat tiga jenis prepositions of time, yaitu in, on, dan at. Penggunaan ketiganya berbeda, tergantung dari seberapa spesifik waktu yang disebutkan, yaitu sebagai berikut:

  • In: We should arrange a meeting in November to discuss our New Year project.
  • On: Could you attend the meeting on Wednesday?
  • At: I would suggest that we meet at 08.00 am next week.

Contoh dalam satu kalimat: Mr. Anderson, would you be available to meet in November? I would like to discuss our New Year project. If so, I would suggest that we meet at 08.00 am on Wednesday the 3rd. 

 

Use the prepositions of place

Serupa dengan sebelumnya, terdapat tiga jenis prepositions of place yakni in, on, dan at yang penggunaannya tergantung dari tempat yang lebih khusus. Berikut contohnya:

  • In: Perhaps we could meet in Queens.
  • On: Would you meet me on the 5th floor?
  • At: We should arrange a meeting here, at the headquarters.

Contoh dalam satu kalimat: Ms. Jackson, perhaps for the International Feast Day, we could arrange a meeting here in Queens, at the headquarters on the 5th floor?

 

Use the appropriate adverb of time

Dalam menentukan janji temu, sudah pasti Anda harus mengetahui kapan janji tersebut akan dilaksanakan. Perhatikanlah penggunaan adverb of time saat membuat jadwal. Misalnya Anda ingin membuat jadwal minggu depan pada hari yang sama, gunakan next. Jika Anda ingin membuat jadwal minggu ini pada hari tertentu, gunakan this. Atau mungkin Anda ingin merekap ulang jadwal janji temu terakhir Anda, maka gunakan last. Berikut contohnya:

  • Next: A meeting next Tuesday should work for me. 
  • This: We could arrange a meeting this Friday.
  • Last: Last Monday we decided to use plan B.

Namun, jika penggunaan adverb of time ini cukup membingungkan, Anda dapat menggunakan tanggal yang spesifik.

Demikian penjelasan mengenai cara membuat janji temu di tempat kerja dalam bahasa Inggris. Jika Anda masih ingin mempelajari terkait bahasa Inggris, Anda dapat bergabung dengan English Academy. Cukup klik gambar di bawah ini.

English Academy

Referensi:

Eelekoay. 2022. (online at) https://www.fluentu.com/blog/business-english/business-english-appointment/ [accessed 20 October 2022]

Chron Contibutor. 2021. (online at) https://work.chron.com/schedule-appointments-9319.html [accessed 20 October 2022]

Profile

Muhammad Azka Rais

Penulis yang tertarik pada topik pendidikan, parenting, sains, dan kesehatan mental. Suka banget nulis fiksi, masak, nonton film, TV series dan anime. Suka juga main game sama cari-cari info tentang kehidupan alien, peradaban kuno, sama hantu.