Cara Membalas Email Undangan Interview Bahasa Inggris dan Contohnya

Cara membalas email undangan interview

Dapat undangan interview dalam bahasa Inggris via email? Bingung jawabnya? Inilah hal-hal yang harus kamu tahu sebelum membalas undangan interview via email!

- -

Kalau kamu salah seorang freshgraduate atau seorang pencari kerja, ada banyak hal yang harus kamu persiapkan. Salah satu yang paling utama adalah first impression. Sebenarnya first impression diri kamu di hadapan recruiter nggak cuma saat lagi wawancara aja lho. Kamu harus memperbagus image-mu di CV dan saat membalas email dengan seorang recruiter.

First impression penting buat kamu, supaya recruiter bisa tahu kalau kamu adalah salah seorang kandidat yang sesuai sama kriteria recruiter. Tentu saja hampir semua recruiter selain ingin pelamar dapat memenuhi kriteria pekerjaan, mereka ingin calon kandidat dapat berlaku sopan dan santun, serta memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.

Oleh karena itu, penting buat kamu untuk bisa memberikan first impression yang baik dan sesuai harapan recruiter. Tapi gimana caranya memberi first impression yang diinginkan saat membalas tawaran interview dalam bahasa Inggris? Berikut adalah beberapa tips yang dapat kamu terapkan saat membalas tawaran interview by email.

Tips Membalas Undangan Email Interview

 

Cara membalas email undangan interview

 

1. Respond as soon as possible

Ketika kamu mendaftar sebuah pekerjaan, perlu kamu ingat adalah pelamar tidak hanya beberapa orang saja, melainkan terdapat puluhan, ratusan, bahkan ribuan pelamar. Nah, kalau kamu mendapat email undangan interview, berarti kamu adalah salah satu dari banyak orang yang sudah terpilih. So it’s a must that you respond to the email as soon as possible. Karena recruiter nggak selalu punya banyak waktu, ada banyak berkas pelamar yang harus mereka proses, dan bisa jadi, kalau kamu balas terlalu lama, misalnya minggu depan, bisa-bisa recruiter move on dari kamu. Jangan sampai kejadian, ya!

 

2. Use proper formatting

Like any other type of emails, you have to use proper formatting. Jadi hindari untuk membalas undangan interview by email dengan bahasa seadaanya atau sekadar menyebutkan iya atau tidak saja. Selain karena kesopanan dan menghindari kesalah pahaman, misalnya tidak jelas menyebutkan nama, membalas undangan interview email dengan format yang benar menunjukkan bahwa kamu adalah seorang yang profesional. Meskipun kamu menolak undangan interview, kamu harus paham bahwa recruiter dari suatu perusahaan memiliki kontak terhadap recruiter dari perusahaan lain. First impression yang kamu berikan kemungkinan besar akan diketahui oleh beberapa recruiter dari perusahaan yang berbeda.

 

3. Get familiar with interview tools

Berkembangnya tren remote working, perusahaan juga melakukan interview jarak jauh menggunakan berbagai macam tools yang mesti kamu pahami cara penggunaannya. Seperti misalnya Skype, Zoom, dan lain-lain. Nggak jarang, recruiter ingin meminta kamu menggunakan background tertentu agar terlihat lebih profesional, jadi kamu harus tahu cara mengoperasikannya. Kamu bisa menanyakan jenis tools apa yang akan dipakai saat kamu interview. Jadi, kamu bakal punya waktu untuk melakukan persiapan.

 

4. Check for errors

Last but not least, selalu cek email-mu sebelum kamu kirim ke recruiter. Bisa jadi ada salah typo atau penulisan yang awalnya nggak kamu sadari. Atau mungkin karena terburu-buru membalas, kamu nggak memperhatikan grammar dan pengejaan kata-kata dalam bahasa Inggris. Supaya nggak salah atau keliru ketika menyampaikan pesan yang kngin kamu kirim, jauh lebih baik kalau kamu susdah memastikan bahwa email kamu sudang nggak ada kesalahan, baik dari penulisan atau dari caramu menyampaikan informasi.

Sebelum membalas email undangan interview, kamu harus yakin bahwa kemampuan bahasa Inggris kamu dapat membantu dalam proses rekrutmen kerja. Salah satu caranya adalah dengan melakukan placement test dari English Academy. Nggak cuma gratis, kamu juga bakal dapat sertifikat, lho!

New call-to-action

Format Penulisan Balasan Email Undangan Interview

Selain tips-tips di atas, terdapat juga format penulisan balasan email undangan interview dalam bahasa Inggris yang harus kamu ketahui. Berikut formatnya:

Cara membalas email undangan interview

1. Salutation

Sebagaimana format penulisan surat pada umumnya, kamu juga dapat memulai menulis email balasan interview bahasa Inggris dengan salam pembuka, serta nama yang dituju. Dalam bahasa Indonesia, kamu dapat menyebutkan “Yang terhormat” atau “Kepada”. Dalam bahasa Inggris, kamu bisa menggunakan kata “Dear” lalu ditambahkan dengan nama recruiter-mu. Misalnya, “Dear, Mr. Brand,” 

 

2. Body

Tulis isi pesan email-mu dengan ucapan terima kasih terlebih dahulu. Kamu bisa menulis ucapan terima kasih atas undangan interview pada posisi yang telah kamu daftar sebelumnya. Kemudian kamu dapat menyampaikan kebersediaanmu untuk melanjutkan proses rekrutmen, baik itu setuju untuk melakukan interview atau tidak. Kalau kamu setuju untuk melakukan proses interview, kamu bisa menuliskan kembali tools yang akan digunakan pada sesi wawancara, beserta tanggal dan jamnya. Misalnya seperti ini:

Thank you very much for the invitation to interview for the [job title] position. I look forward to our virtual meeting on Wednesday, the 13th, at 9:30 AM.

I understand that we will be using Zoom, and that the URL and password will be provided to me on the day before the interview via email.

Selain itu kamu bisa juga menyampaikan pertanyaan, jika kamu merasa belum mendapat informasi yang cukup terkait proses wawancara yang akan dilakukan. Misalnya recruiter nggak menyebutkan jadwal interview, atau misalnya kamu ingin menanyakan kira-kira siapa saja yang akan mewawancaraimu, dengan demikian kamu akan lebih siap. Sebagai contoh:

Will other people be participating in the interview? Please, if possible, share the names and job titles of the other people who will be interviewing me.

The best times for me to attend this interview are: [sebutkan tanggal dan waktu pilihan pertamamu untuk melakukan proses interview] or, if that is unavailable, [sebutkan tanggal dan waktu pilihan keduamu]. Let me know which date is best for you.

 

3. Closing

Setelah menulis isi pesan email, kamu bisa menyampaikan salam penutup. Dalam bahasa Indonesia, mungkin kamu sering menggunakan “Salam hormat” atau “Salam”. Dalam bahasa Inggris, kamu bisa menyebutkan “sincerely”, “kind regards” atau “regards”.

 

4. Contact Information

Terakhir, jangan lupa untuk menuliskan contact information. Yaitu, nama lengkap, nomor telepon yang dapat dihubungi, atau link menuju profil LinkedIn atau portofolio.

Demikian penjelasan mengenai cara membalas email undangan interview dalam bahasa Inggris. Pastikan sebelum membalas, kamu sudah memahami hal apa saja yang harus kamu perhatikan. Misalnya penggunaan bahasa yang sopan dan profesional. Selain itu format penulisan email dan nggak lupa untuk mengecek ulang apa yang kamu tulis sebelum mengirimnya.

Oh iya, kalau kamu masih mau belajar lebih lanjut terkait cara menyampaikan surat secara formal dalam bahasa Inggris via email, kamu dapat bergabung dengan English Academy. Di sana, kamu bakal belajar dengan kurikulum Cambridge dan diajarkan oleh native speaker yang berpengalaman, lho. Ayo daftar sekarang juga!

New call-to-action

Referensi:

Calendly. 2022. (online at) https://calendly.com/blog/interview-invitation-email (accessed 13 July 2022)

Joyce, Susan. ND. (online at) https://www.job-hunt.org/accepting-interview-invitation/ (accessed 13 July 2022)

Profile

Muhammad Azka Rais

Penulis yang tertarik pada topik pendidikan, parenting, sains, dan kesehatan mental. Suka banget nulis fiksi, masak, nonton film, TV series dan anime. Suka juga main game sama cari-cari info tentang kehidupan alien, peradaban kuno, sama hantu.