Contoh Surat Resign Bahasa Inggris yang Benar serta Cara Membuatnya

Cara membuat surat resign bahasa inggris

Apakah kamu berencana mengundurkan diri dari perusahaan? Sudah menulis surat resign-nya? Kalau belum, yuk, lihat cara membuat surat resign dalam bahasa Inggris di artikel ini, lengkap dengan contohnya!

--

 

Resign atau pengunduran diri adalah suatu hal yang sudah familiar untuk seorang karyawan di perusahaan. Biasanya, resign diajukan karena adanya alasan tertentu. Mulai dari beban di tempat kerja yang terlalu demanding, sifat dan sikap atasan yang kurang baik, tuntutan melanjutkan bisnis keluarga, hingga hal lainnya yang membuatmu harus melepas pekerjaan yang sedang dijalani.

Sebagai seorang karyawan yang baik, tentu langsung keluar dari perusahaan seolah-olah tidak terjadi apapun bukanlah sikap yang benar. Yap! Banyak orang mengatakan, “Kalau masuk kerja baik-baik, maka saat keluar harus secara baik-baik pula.” Nah, dalam hal ini, sebelum resign, ada baiknya jika kamu berdiskusi terlebih dahulu dengan atasan atau rekan kerjamu. Hal ini akan membuatmu terhindar dari masalah di kantor.

Tahap selanjutnya, sama halnya seperti melamar kerja, karyawan yang ingin resign perlu menulis dokumen pengunduran diri resmi berupa surat resign. Di era global saat ini, banyak perusahaan yang mengharuskan surat resign ditulis dalam bahasa Inggris, lo. Jadi, jika kamu memutuskan untuk resign sekarang atau suatu saat ini, baca dulu artikel ini sampai habis untuk mendapatkan contoh surat resign bahasa Inggris yang baik dan benar ya! 

 

Hal-hal yang Harus Diperhatikan saat Menulis Surat Resign Bahasa Inggris

Berikut ini beberapa hal yang perlu kamu perhatikan jika ingin membuat surat pengunduran diri kerja:

 

Menulis surat resign bahasa Inggris, Ini yang harus diperhatikan

 

  • Gunakan bahasa Inggris formal

Surat resign merupakan dokumen resmi, maka dari itu kamu harus menggunakan bahasa serta memilih kosakata bahasa Inggris yang formal. Penulisan surat resmi tentu tidak akan sama dengan penulisan diary, bukan? Bahasa yang formal dalam surat resign akan memberimu kesan yang rendah hati dan sopan santun. Anyway, dalam surat ini, bahasa atau kalimat formal bukan berarti terdiri dari kosakata atau parafrase yang digunakan lebih sulit ya. Contoh:

“Saya ingin memberikan Anda informasi bahwa..”

“I wanna give you an information.. “

“I would like to inform you that..”

Tentunya, kalimat “I would like to” akan lebih baik untuk kamu tulis pada surat resign

  • Sampaikan alasan mengundurkan diri dengan bahasa yang baik dan sopan

Setiap perusahaan tentu ingin mengetahui alasan yang jelas terkait pengunduran diri para karyawannya. Jadi, sampaikan tentang situasi dan kondisimu saat ingin resign pada surat resign, sehingga hal tersebut dapat membuat perusahaan atau atasan mengerti. Contoh:

“I have been offered another role that will halve my daily commute and allow me to spend more time with my family outside of working hours.”

“Saya telah ditawari posisi lain yang akan mengurangi separuh perjalanan harian saya dan memungkinkan saya untuk menghabiskan lebih banyak waktu dengan keluarga saya di luar jam kerja.”

  • Berikan apresiasi dan ucapan terima kasih pada perusahaan

Apapun alasannya, saat kamu telah membuat keputusan untuk mundur, memberikan ucapan rasa terima kasih adalah suatu hal yang wajib dilakukan saat menulis surat resign. Bagaimanapun juga, banyak hal yang telah diberikan oleh perusahaan,  mulai dari hal wajib seperti persoalan gaji, hingga development skill atau peningkatan skill. Untuk menulisnya dalam sebuah kalimat bahasa Inggris, kamu dapat melihat contoh berikut:

 “I appreciate all the support and opportunities that have been provided during the last two years.”

“Saya menghargai semua dukungan dan kesempatan yang telah diberikan selama dua tahun terakhir.”

  • Tuliskan kesan positif yang didapatkan selama bekerja di perusahaan

Setelah memberikan ungkapan rasa terima kasih, jangan lupa untuk menuliskan hal-hal positif yang sudah kamu dapatkan selama menjadi bagian dari perusahaanmu pada surat resign. Contoh kalimatnya: 

“I’ve learned so much about marketing strategy and the digital media space, which I will certainly take with me throughout my career.”

“Saya telah belajar banyak tentang strategi pemasaran dan media digital, yang pasti akan saya bawa sepanjang karir saya.”

  • Melakukan permohonan maaf

Pastikan untuk setidaknya menyampaikan permohonan maaf atas kemungkinan kesalahan yang dilakukan selama bekerja di perusahaan dalam surat resign. Untuk menulis bagian ini, berikut kalimat yang bisa kamu coba gunakan:

I apologize  if during my work, I haven't given my best performance to the company.”

“Saya mohon maaf jika selama saya bekerja, saya belum memberikan kinerja terbaik saya kepada perusahaan.”

  • Tawarkan bantuan

Jika memungkinkan, kamu juga bisa memberikan penawaran untuk membantu perusahaan pasca kepergianmu atau masa transisi pada surat resign. Hal ini akan sangat membantumu untuk menjalin hubungan baik dengan perusahaan. Selain itu, tidak menutup kemungkinan kedepannya kamu membutuhkan bantuan dari perusahaan lama.

Misal, kamu dapat  mencarikan kandidat pengganti atau tetap meng-handle sebagian pekerjaan hingga posisi yang ditinggalkan dipenuhi, dengan catatan ada kesepakatan yang telah disetujui oleh kedua belah pihak. Contoh:

“During my last two weeks, I’ll do everything possible to wrap up my duties and train other team members. Please let me know if there’s anything else I can do to aid during the transition.”

“Selama dua minggu terakhir saya, saya akan melakukan segala kemungkinan untuk menyelesaikan tugas saya dan melatih anggota tim lainnya. Beri tahu saya jika ada hal lain yang dapat saya lakukan untuk membantu selama masa transisi.”

  • Sertakan saran atau harapan pada perusahaan

Agar selalu terjalin hubungan yang baik, tidak ada salahnya memberikan harapan-harapan atau saran yang baik bagi perusahaan di surat resign. Kamu pastinya ingin perusahaan lama-mu bertumbuh semakin baik, bukan? Nih, contoh kalimatnya:

“I wish you and the company all the best.”

“Saya berharap yang terbaik untuk Anda dan perusahaan.”

Baca juga: 7 Langkah Membuat Esai Bahasa Inggris

Hal-hal yang Perlu Dihindari saat Menulis Surat Resign Bahasa Inggris

Nah, agar proses resign kamu berjalan dengan baik, pastikan kamu menghindari beberapa hal ini dalam menulis surat resign:

 

Menulis surat resign bahasa inggris, Ini yang harus dihindari

  • Bertele-tele/tidak to the point

Ingat, kamu harus menulis surat resmi, bukan cerpen. Jadi, kamu cukup tulis poin-poinnya dengan jelas, ringkas, tanpa dibumbui hal-hal yang mungkin menyangkut kisah pribadi. Oh ya, disarankan untuk membuat surat resign dalam satu lembar saja ya!

  • Membandingkan perusahaan lama dengan perusahaan barumu

Jika alasan resign-mu adalah karena mendapat offering untuk pindah ke perusahaan lain, maka ada baiknya untuk tidak membandingkan perusahaan lama dan baru, apalagi sampai memamerkannya di surat resign. Entah itu membandingkan dari segi benefit, culture kerja, dan lain sebagainya. Usahakan untuk memberikan kesan perpisahan yang baik terhadap dirimu. 

  • Menceritakan masalah pribadi dengan perusahaan di surat resign

Bagi kamu yang mungkin terpaksa mengundurkan diri karena adanya ketidakpuasan terhadap perusahaan lama, atau adanya kekecewaan terhadap atasan dan rekan kantor, lebih baik hal tersebut jangan disampaikan secara gamblang pada letter of resignation. Pasalnya, hal ini akan memberikan dampak kurang baik terhadap dirimu dan juga loyalitas pekerja lain di perusahaan lama-mu. 

  • Memberikan surat secara mendadak

Kamu pernah mendengar istilah one month notice? Dalam dunia kerja, istilah ini memiliki arti bahwa saat seorang pegawai akan resign, dia harus menyerahkan surat resign dalam waktu satu bulan sebelum resmi out dari perusahaan. Tujuannya adalah agar perusahaan dapat bersiap untuk mencari pengganti posisimu. One more important thing, jangan sampai kamu tiba-tiba resign tanpa berpamitan dan ngilang gitu aja ya!

 

Struktur Penulisan Surat Resign dalam Bahasa Inggris

Untuk membuat surat resign, tentu ada struktur penulisan yang harus kamu perhatikan agar dapat diterima dengan baik oleh kantor tempat kerjamu. Yuk, perhatikan beberapa struktur dan tips menulis surat pengunduran diri kerja atau surat resign yang baik dan benar berikut ini!

 

contoh surat resign bahasa inggris dan cara menulisnya

 

1. Header/Kepala Surat

Pada bagian ini, kamu dapat menuliskan informasi-informasi yang menyangkut dengan dokumen surat resign. Biasanya, susunan isinya terdiri dari:

  • Tempat dan tanggal lengkap saat surat resign ditulis
  • Salam pembuka & pihak yang dituju, entah itu atasan atau HRD perusahaan
    Untuk salam pembuka dalam bahasa Inggris, biasanya diawali dengan “Dear xxx” 
  • Nama lengkap serta alamat kantor dari posisimu (headquarter atau branch)

2. Body Letter/Isi Surat

Nah, pada bagian ini, barulah kamu dapat menuliskan paragraf terkait pengunduran diri dari perusahaan. Susunannya adalah:

  • Identitas diri seperti nama lengkap, NIK, jabatan, dan departemen (jika pegawai swasta, bisa disesuaikan dengan nomor pegawaimu)
  • Alasan resign dan tanggal resign
  • Ucapan terima kasih
  • Kesan positif dan permohonan maaf pada perusahaan
  • Penawaran bantuan
  • Harapan untuk perusahaan

3. Closing/Penutup

Untuk penutup, sampaikan bahwa kamu sudah selesai menulis surat resign dan jelaskan bahwa kamu berharap pada pihak perusahaan untuk menerima keputusanmu dengan baik.

4. Salam Penutup & Nama Lengkap

Jangan lupa akhiri surat resign dengan salam penutup seperti:

  • Sincerely
  • Best regards
  • Respectfully yours 

Bagian bawahnya, jangan lupa tuliskan nama lengkapmu. Jika kamu ingin memasukkan tanda tangan pun tidak masalah, karena ada yang menganggap bahwa tanda tangan itu penting, ada juga yang tidak.

Baca juga: 5 Cara Opening Hook untuk Presentasi dalam Bahasa Inggris

Contoh Surat Pengunduran Diri/Surat Resign Bahasa Inggris

Berikut adalah beberapa contoh surat pengunduran diri yang bisa kamu gunakan sesuai kebutuhanmu.

1. Contoh Surat Pengunduran Diri/ Surat dalam Bahasa Inggris Karena Diterima di Perusahaan Lain

 

Jakarta, January 31st 2022

Dear, HRD of PT Esa Alam Sutera

Tebet, Jakarta Selatan

 

I the undersigned below,

Name                      : Lala Kemala Putri

Employee Number  : 23456789

Position                   : Marketing Engineer

Department             : Performance Marketing

I would like to inform you for my resignation from the position of Marketing Engineer in PT Esa Alam Sutera. In accordance with my notice period, my final day will be at February, 28th 2022. 

I have been offered another role that will halve my daily commute and allow me to spend more time with my family outside of working hours. So, I think it is the time for me to have a work life balance. 

Thank you so much for the opportunity to work in this position for the past two years. I’ve greatly enjoyed and appreciated the best opportunities I’ve had to run a business concept on a website, and I’ve learned about search engine optimization, all of which I will take with me throughout my career.

During the next four weeks, I will do what I can to make the transition as smooth as possible, and will support in whatever way I can to hand over my duties to colleagues or to my replacement. Please let me know if there is anything further I can do to assist in this process. Lastly, I hope this company can grow and provide benefits to many people.

So this letter I made and hopefully can be accepted. I thank you for your time and your attention.

 

Sincerely,

Lala Kemala Putri

 

Artinya

Jakarta, 31 Januari 2022

Yang terhormat,

HRD of PT Esa Alam Sutera

Tebet, Jakarta Selatan

 

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama                    : Lala Kemala Putri

Nomor pegawai    : 23456789

Jabatan                  : Marketing Engineer

Departemen          : Performance Marketing

Saya ingin memberikan informasi pengunduran diri saya dari posisi Marketing Engineer di PT Esa Alam Sutera. Sesuai dengan periode pemberitahuan saya, hari terakhir bekerja saya yaitu pada tanggal 28 Februari 2022. 

Saya telah ditawari peran lain yang akan mengurangi sebagian perjalanan harian saya dan memungkinkan saya untuk menghabiskan lebih banyak waktu dengan keluarga saya di luar jam kerja. Saya pikir ini adalah waktu bagi saya untuk memiliki keseimbangan kehidupan kerja.

Terima kasih atas kesempatan untuk bekerja di posisi ini selama dua tahun terakhir. Saya sangat menikmati dan menghargai peluang terbaik yang saya miliki untuk menjalankan konsep bisnis di website perusahaan, dan saya telah belajar tentang pengoptimalan search engine, yang semuanya akan saya bawa sepanjang karier saya.

Selama empat minggu ke depan, saya akan melakukan apa yang saya bisa untuk membuat transisi berjalan dengan baik, dan akan mendukung dengan cara apapun yang saya bisa untuk menyerahkan tugas saya kepada rekan kerja atau karyawan baru pengganti saya. 

Harap beritahu saya jika ada hal lain yang dapat saya lakukan untuk membantu proses ini. Terakhir, saya berharap perusahaan ini dapat berkembang dan memberikan manfaat bagi banyak orang. 

Demikian surat ini pengunduran diri ini saya buat dan semoga dapat diterima. Atas waktu dan perhatian Anda, saya ucapkan terima kasih.

 

Hormat saya,

Lala Kemala Putri

 

2. Contoh Surat Pengunduran Diri/Surat Resign dalam Bahasa Inggris Karena Adanya Ketidakcocokan dengan Perusahaan

 

Jakarta, January 31st 2022

Dear, HRD of PT Lingkar Senja Utama

Sudirman, Jakarta Pusat

 

I the undersigned below,

Name                      : Nisa Ramadani

Employee Number  : 12345678

Position                   : Customer Service Specialist

Department            : Customer Experience

Please accept this letter as formal notification of my intention to resign from my position as Customer Service Specialist with PT Lingkar Senja Utama. In accordance with my notice period, my final day will be February, 28th 2022.

Thank you profusely for allowing me to work in this company from November 2021 until present. During my work, I have gained a lot of new knowledge. But unfortunately, during my time at PT Lingkar Senja Utama, I have come to realise that the scope of the role is not what I had anticipated, and as such, I would like to explore other opportunities. So, I apologize for any mistakes that might harm the company while working. If there are words that are not pleasing, please apologize also.

Thank you for understanding, I truly appreciate all the support and guidance you have provided in the time I have worked for the company. Please let me know how I can help to support a smooth transition over the next four weeks. 

Thus this letter I made with full awareness without any coercion from others.

 

Best regards,

Nisa Ramadani

 

Artinya

Jakarta, 31 Januari 2022

Yang terhormat,

HRD PT Lingkar Senja Utama

Sudirman, Jakarta Pusat

 

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama                   : Nisa Ramadani

Nomor karyawan : 12345678

Jabatan                : Customer Service Specialist

Departemen        : Customer Experience

Mohon terima surat ini sebagai pemberitahuan resmi tentang niat saya untuk mengundurkan diri dari posisi saya sebagai Customer Service Specialist di PT Lingkar Senja Utama. Sesuai dengan periode pemberitahuan saya, hari terakhir saya adalah pada tanggal 28 Februari 2022. 

Saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya karena telah mengizinkan saya bekerja di perusahaan ini terhitung dari bulan November 2021 hingga saat ini. Selama bekerja, saya sudah mendapatkan banyak ilmu baru. Namun sayangnya, selama saya di PT Lingkar Senja Utama, saya menyadari bahwa cakupan peran tersebut sangat disayangkan tidak seperti yang saya harapkan, dan oleh karena itu, saya ingin coba mengeksplorasi peluang lain. Oleh karena itu, tidak lupa saya meminta maaf atas segala kesalahan yang mungkin merugikan pihak perusahaan selama saya bekerja. Jika ada tutur kata yang kurang berkenan, mohon dimaafkan.

Terima kasih atas pengertiannya, saya sangat menghargai semua dukungan dan bimbingan yang telah Anda berikan selama saya bekerja untuk perusahaan ini. Tolong beritahu saya bagaimana saya dapat membantu mendukung kelancaran transisi selama empat minggu ke depan.

Demikian surat ini saya buat dengan penuh kesadaran tanpa ada paksaan dari orang lain.

 

Salam,

Nisa Ramadhani

 

3. Contoh Surat Pengunduran Diri/Surat Resign dalam Bahasa Inggris Karena Meneruskan Bisnis Keluarga

 

Bandung, January 31st 2022

Dear, HRD of PT Karya Abadi

Dago, Bandung 

 

I the undersigned below,

Name                     : Cinta Aurelia

Employee Number : 16089610

Position                  : Digital Marketer

Department            : Marketing

Through this letter, I would like to submit my resignation from my job here at PT Karya Abadi. Four weeks from today’s date, my final day of work will be February 28th 2022.

There is a reason why I submitted my resignation, was because I wanted to continue the family business, and I have a dream to be an entrepreneur. I think it is the right time for me to start my own business.  I am thankful for the opportunity to have worked in marketing position for the past three years. I have learned a great deal during my time here and have enjoyed collaborating with my colleagues. I will take a lot of what I have learned with me in my career and will look back at my time here as a valuable period of my professional life. I apologize  if during my work, I haven't given my best performance to the company.

I also thank my colleagues for giving me many opportunities to execute the planned marketing strategy. Marketing team has created a climate that makes it a pleasure to come to work each morning, and I will miss all of these great team members.

If I can do anything to help with the transition in finding and training my replacement, please let me know.

Thank you and I wish you all the best for your continued success.

 

Respectfully,

Cinta Aurelia

 
 

Artinya

Bandung, 31 Januari 2022

Kepada Yth,

HRD PT Karya Abadi

Dago, Bandung 

 

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama                   : Cinta Aurelia

Nomor karyawan : 16089610

Jabatan                : Digital Marketer

Departemen        : Marketing

Melalui surat ini, saya bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri saya dari pekerjaan saya di PT Karya Abadi. Empat minggu dari tanggal ini, hari terakhir saya bekerja adalah 28 Februari 2022.

Ada sebuah alasan mengapa saya mengajukan pengunduran diri, adalah karena saya ingin melanjutkan bisnis keluarga, dan saya memiliki impian untuk menjadi seorang pengusaha. Saya pikir ini adalah waktu yang tepat bagi saya untuk memulai bisnis saya sendiri. Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama tiga tahun terakhir di posisi marketing. Saya telah banyak belajar selama waktu saya di sini dan menikmati berkolaborasi dengan rekan-rekan saya. Saya akan mengambil banyak dari apa yang telah saya pelajari bersama saya dalam karir saya dan akan melihat kembali waktu saya di sini sebagai periode berharga dalam kehidupan profesional saya. Maaf jika selama bekerja, saya belum memberikan performa terbaik kepada perusahaan.

Saya juga berterima kasih kepada rekan-rekan kerja karena telah banyak memberikan kesempatan untuk saya mengeksekusi strategi marketing yang telah direncanakan. Tim marketing telah menciptakan iklim yang menyenangkan untuk datang bekerja setiap pagi, dan saya akan merindukan semua anggota tim yang hebat ini.

Jika saya dapat melakukan sesuatu untuk membantu masa transisi dalam menemukan dan melatih pengganti saya, harap untuk beri tahu saya.

Terima kasih dan saya berharap semua yang terbaik untuk kesuksesan di masa selanjutnya.

 

Salam hormat,

Cinta Aurelia

 

Nah, itulah dia contoh surat pengunduran diri kerja dalam bahasa Inggris serta cara membuatnya. By the way, setelah memahami struktur dan contoh surat resign dalam bahasa Inggris di atas, sebelum membuat versi milikmu, coba tanyakan kembali pada dirimu sendiri, apakah sudah siap dan yakin untuk mengundurkan diri dari tempat kerjamu? Kalau sudah yakin, buatlah surat resign bahasa Inggris dengan baik dan benar. Jangan sampai isi suratmu hanya seperti gambar di bawah ini, hihi.

 

surat resign bahasa inggris

 

Oh ya, the last, jika nanti surat resign sudah berhasil dibuat, kamu dapat mengirimkannya langsung secara offline, atau mengirimkan melalui email kepada atasan atau HRD perusahaan.

Kalau setelah resign kamu memiliki waktu luang lebih, mengisinya dengan belajar bahasa Inggris di English Academy bisa menjadi salah satu aktivitas yang bisa membuatmu tetap produktif, lo. Tersedia kelas explorer untuk usia di atas 18 tahun yang akan meningkatkan kepercayaan diri kamu dalam berbahasa Inggris. Psstt, siapa tahu kalau skill bahasa Inggris kamu sudah meningkat, nanti bisa dapat posisi kerjaan yang lebih keren! Yuk, join sekarang!

 

New call-to-action

 

Referensi:

Michael Page. Resignation letter Templates. Online. Available at https://www.michaelpage.co.uk/advice/career-advice/making-your-next-career-move/resignation-letter-templates [Acceesed 06 February 2022]

The Muse. How to Write a Resignation Letter (With Samples!). Online. Available at https://www.themuse.com/advice/how-to-write-a-resignation-letter. [Acceesed 06 February 2022]

Career Govt Nz. Resignation Letters. Online. Available at https://www.careers.govt.nz/job-hunting/got-a-job-offer/resignation-letters/.  [Acceesed 12 February 2022]

Profile

Intan Aulia Husnunnisa

Seorang perempuan dengan sejuta mimpi yang saat ini sedang fokus mengembangkan minat menulis di Ruangguru.