Contoh dan Struktur Memorandum Bahasa Inggris

Memo / Memorandum

Memo adalah sebuah catatan yang akrab digunakan di lingkungan formal dan informal. Lantas, bagaimana cara menulis memo? Yuk, simak pembahasannya dari English Academy.

Memo merupakan singkatan dari memorandum dan termasuk dalam jenis short functional text. Teks ini sebenarnya dapat digunakan untuk kebutuhan pribadi maupun profesional.

Namun, dalam praktiknya, memo lebih sering dipakai di dunia profesional, khususnya sebagai alat komunikasi internal di kantor.

Lantas, apa yang membedakan memo dengan jenis teks singkat lainnya? Bagaimana cara menulis memo dalam bahasa Inggris yang baik dan benar?

Jangan khawatir, English Academy telah merangkum penjelasannya khusus untukmu. Yuk, simak dengan baik!

 

Apa Itu Memo?

Dalam bahasa Inggris, istilah memo memiliki beragam makna yang bergantung pada konteks penggunaannya. Makna ini dapat ditinjau dari dua sisi, yaitu bisnis dan hukum.

Mengutip Cambridge Online Dictionary, dalam lingkup bisnis, memo diartikan sebagai alat laporan tertulis pendek berisi informasi / isu tertentu yang ditujukan pada individu atau kelompok, baik dalam lingkup perusahaan, organisasi, maupun pemerintahan.

Sementara itu, dalam ranah hukum, memo merujuk pada dokumen yang mencatat rincian perjanjian hukum sebelum diterima secara resmi.

Pada intinya, memo adalah short message yang memuat informasi penting, saran, permintaan, pengingat, atau instruksi yang berkaitan dengan acara, kebijakan, atau hal penting lainnya.

Tidak seperti pesan pribadi yang ditujukan kepada satu orang, memo biasanya ditujukan untuk tim, departemen, atau bahkan seluruh perusahaan. Komunikasi ini bisa dikirim dalam format elektronik maupun dicetak sebagai selebaran fisik.

 

Tujuan Membuat Memorandum

Tujuan penulisan memo dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan organisasi atau individu yang membuatnya. Secara umum, berikut adalah tujuan utama penulisan memo:

  • Menyampaikan pengumuman atau kebijakan baru secara resmi.
  • Mengarahkan karyawan untuk melaksanakan tugas tertentu.
  • Mengharuskan penerima melakukan respons atau aktivitas tertentu.
  • Mengingatkan tentang tenggat waktu atau agenda penting.
  • Mencatat keputusan atau kesepakatan dalam organisasi.
  • Meningkatkan komunikasi internal dengan pesan yang jelas.

 

Baca Juga: Announcement Text: Definisi, Struktur, dan Contoh Teks

 

Jenis Memo Bahasa Inggris

Terdapat 3 jenis memo bahasa Inggris, yaitu confirmation memo, suggestive memo, dan request memo. Ketiga memo ini dibedakan dari audiens, nada komunikasi, dan topik yang dibahas. Berikut penjelasannya:

1. Suggestive Memo

Sesuai namanya, suggestive memo berisi ide atau saran yang bertujuan mendorong diskusi dan brainstorming di internal perusahaan. Biasanya memo jenis ini digunakan untuk menemukan solusi atau menghadirkan inovasi baru.

Oleh karena itu, penting untuk menggunakan bahasa yang positif dan memotivasi agar rekan kerja terdorong memberikan kontribusi ide yang kreatif.

 

2. Confirmation Memo

Bila kamu ingin mengonfirmasi kesepakatan atau keputusan yang telah dibuat secara lisan, maka buatlah confirmation memo. Pastikan kamu memuat informasi berupa rincian poin-poin penting yang telah disepakati sebelumnya.

Tujuannya supaya semua pihak memahami tujuan dan tanggung jawab masing-masing. Sehingga, tak ada kesalahpahaman antar anggota tim.

 

3. Request Memo

Request memo adalah memo yang dibuat untuk menyampaikan permintaan tertentu kepada tim atau pihak lain dalam perusahaan.

Pada memo ini, pembuatnya harus menyampaikan alasan permintaan dengan jelas serta memberikan expected solution. Selain itu, gunakanlah bahasa yang profesional namun tetap persuasif.

Baca Juga: Mengenal Jenis-Jenis Teks Bahasa Inggris Beserta Struktur & Contohnya

 

Format Penulisan Memo / Bagian-Bagian Memo

Selayaknya jenis teks bahasa Inggris yang lain, memo juga memiliki format penulisan khusus yang terdiri dari 3 bagian, yaitu subject, heading, dan body message. Yuk, simak penjelasannya:

1. Subject

Sama halnya seperti subjek email, kamu perlu membuat subjek memo secara jelas dan spesifik. Hindari penggunaan judul yang terlalu umum seperti “Team Event”. Akan lebih baik jika kamu menggantinya dengan subjek detail, contohnya “Annual Holiday Party: December in Bandung”.

Dengan subjek yang jelas, pihak penerima akan lebih mudah mendapat gambaran mengenai isi memo tanpa harus membukanya. Selain itu, hal ini mempermudah pencarian memo di kemudian hari.

 

2. Heading

Sebelum masuk pada isi memo, cantumkanlah tanggal, nama penerima, dan pengirim memo. Informasi ini dapat mempermudah penerima untuk memeriksa siapa saja yang terlibat dalam komunikasi tersebut.

 

3. Body Message

Inti dari penulisan memo terletak pada body message. Sampaikanlah pesan utama memo dengan jelas dan efektif. Gunakan paragraf pembuka yang singkat agar penerima langsung memahami inti pesan. Inilah contoh susunannya:

Paragraf 1: Jelaskan tujuan memo dengan kalimat seperti “I am writing to inform you…” atau “I am requesting information on…” Pastikan informasi terpenting langsung terlihat di paragraf ini.

Paragraf 2: Gunakan bagian ini untuk menyampaikan rincian tambahan atau menjelaskan topik lebih dalam.

Paragraf 3: Jika ada permintaan khusus, sampaikan di paragraf terakhir. Misalnya, meminta tanggapan terkait proyek atau RSVP untuk menghadiri acara perusahaan. Jika tidak ada permintaan, isi paragraf ini untuk mengucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian penerima.

Oh ya, sebelum mengirim memo, pastikan untuk memeriksa kebijakan komunikasi perusahaan. Pasalnya, beberapa perusahaan mungkin mengharuskan memo dilengkapi dengan logo, nama organisasi, standar ukuran font, atau bahkan memerlukan persetujuan dari pihak terkait.

Baca Juga: 5 Macam Love Language dan Contoh Words of Affirmation Bahasa Inggris

 

Struktur Memo Bahasa Inggris

Berdasarkan format yang telah dibahas sebelumnya, inilah struktur penulisan memorandum:

  • Subjek (Subject), berikan keterangan singkat yang mencerminkan isi utama memo agar penerima langsung memahami topiknya.
  • Heading, bagian ini mencantumkan nama dan alamat perusahaan sesuai dengan kop pada surat resmi. Biasanya disertai tulisan “Memo” atau “Memorandum” di bawahnya.
  • Penerima (Recipient), tulis nama lengkap penerima beserta jabatan atau tim yang menjadi tujuan memo.
  • Pengirim (Sender), cantumkan nama pengirim lengkap dengan jabatan dan departemen tempatnya bekerja.
  • Penerima Tambahan (Additional Recipient), kamu hanya perlu menambahkan bagian ini jika ada pihak lain yang juga perlu menerima memo.
  • Tanggal (Date), tulis tanggal diterbitkannya memo untuk keperluan dokumentasi.
  • Isi Utama (Body/Main Message), mulai dengan menjelaskan tujuan memo, lalu sampaikan informasi utama secara jelas dan langsung.
  • Lampiran (Attachment), jika ada file tambahan yang mendukung isi memo, jangan lupa untuk menyebutkan dan melampirkannya.

 

Tips Menulis Memo Bahasa Inggris

Saat membuat memo, alangkah baiknya kamu mengikuti tips penulisan memo dari English Academy di bawah ini:

  • Gunakan kosakata bahasa Inggris yang formal.
  • Hindari kata-kata informal seperti slang atau istilah gaul bahasa Inggris.
  • Tulis akronim atau singkatan secara lengkap agar semua penerima memahami pesan dengan jelas.
  • Usahakan memo yang kamu buat tidak lebih dari satu halaman dengan tiga paragraf yang padat dan jelas.
  • Tambahkan dokumen pendukung jika memerlukan konteks tambahan.
  • Sesuaikan isi memo dengan siapa yang akan menerimanya.
  • Gunakan jenis huruf, struktur paragraf, dan dan punctuation yang rapi.
  • Sampaikan permintaan atau pengumuman di bagian awal memo, hindari pembahasan bertele-tele.
  • Fokus pada fakta tanpa menyisipkan opini pribadi.

 

Baca Juga: Arti & Contoh Punctuation (Tanda Baca dalam Bahasa Inggris)

 

Contoh Memo Bahasa Inggris

Setelah memahami teorinya, mari simak beberapa contoh memo bahasa Inggris:

  • Contoh Memo Formal Bahasa Inggris

Pertama, English Academy akan memberimu contoh memo formal untuk keperluan kantor:

Contoh Memo Bahasa Inggris Singkat

Office Equipment Update
321 Software Company

Memorandum

Recipient: Michele Sarah, Finance Department Manager
Sender: John Wick, Operations Manager

Date: February 7, 2025

Dear Sarah,
New office equipment will be distributed starting February 12. Kindly submit priority staff requiring replacements. IT Support is available for setup assistance.

Attachment: Equipment List

Baca Juga: 50 Kalimat dan Quotes untuk Menyemangati Orang Lain (Expression of Encourage)

 

Contoh Memo Bahasa Inggris Tentang Meeting

Team Meeting on New Project Updates

ABC Technology Company
Memo

Recipient: Chris Immanuel, Marketing Manager
Sender: Dhesya Margareth, Project Manager, Product Development Department

Date: February 7, 2025

Dear Chris,

I’m writing to inform you about an upcoming team meeting to discuss updates on our new product launch project. The meeting will cover key progress, challenges, and next steps. Your input as the Marketing Manager will be crucial in shaping the communication strategy.

Details:

  • Date: February 10, 2025
  • Time: 10:00 AM
  • Location: Conference Room A

 

Please confirm your availability. Let me know if there’s any specific agenda you would like to add. Thank you for your cooperation.

Attachment: Meeting Agenda (attached)

Baca Juga: 39 Istilah-Istilah Dunia Kerja dalam Bahasa Inggris dan Artinya

 

Contoh Memo Informal Bahasa Inggris

Meski memo lebih menitikberatkan untuk keperluan formal, namun pada dasarnya kamu juga dapat menggunakannya untuk kebutuhan informal atau pribadi. Misalnya untuk teman, sahabat, dan keluarga. Berikut contohnya:

Contoh Memo Bahasa Inggris untuk Teman

Weekend Team Activity in Bogor

Memo

Recipient: Alex Turner, Marketing Team
Sender: Jamie Smith, Creative Lead
Additional Recipient: Dylan Harris, Social Media Manager

Date: February 7, 2025

Hey Alex,

We’re planning a fun weekend activity this Saturday to boost team spirit. The plan includes a picnic and outdoor games at Riverside Park starting at 10 AM. Please let me know if you can join and feel free to bring snacks or drinks to share.

Attachment: Activity Details and Location Map

 

Contoh Memo Bahasa Inggris untuk Sahabat

Weekend Trip Plans

Friends Forever Club
123 Sunshine Avenue

Memo

Recipient: Taylor Swift
Sender: Blake Rivera
Additional Recipient: Jesse Martinez

Date: February 7, 2025

Hey Taylor!

I just wanted to let you know that we’re organizing a quick weekend getaway to Beachside Cove. We’ll leave Friday afternoon and come back Sunday evening. It’ll be all about chilling, beach games, and good food. Hope you can make it! Let me know so we can sort out the car arrangements.

Attachment: Suggested Packing List

Baca Juga: 135 Istilah Gaul Bahasa Jaksel untuk Tambah Kosakata Bahasa Inggrismu

Oke guys, semoga bermanfaat! Kalau nanti butuh panduan menulis memo lagi, jangan ragu untuk membuka artikel ini. Ingat, pastikan isi memo selalu to the point ya.

Kalau mau sekalian upgrade English writing skills, cobain belajar di English Academy. Ada berbagai kelas yang materinya bisa disesuaikan dengan level kemampuanmu. Yuk, daftar Kelas Gratis sekarang!

IDN CTA Blog Trial Class General English EA 2022

Reference:

Asana Team. How to write a memo for effective communication (with template). January 9, 2025 [online] Available at https://asana.com/resources/memo-template (Accessed at February 8, 2025)

Intan Aulia Husnunnisa

Intan Aulia Husnunnisa, biasa dipanggil Intan. Menikmati dunia SEO Content Writing sejak 2020. Semoga tulisanku bermanfaat!